Pratique et outils du bookmarking


S’il est un outil précieux entre tous pour le professionnel de l’information, c’est bien la liste des sites web qu’il consulte régulièrement, et qui est en général enregistrée sur son poste – dans les “favoris” ou “marques-pages” de son navigateur –, ou hébergée sur un outil de “bookmarking social”, type Delicious.com.
             
Pour permettre à ses membres d’optimiser l’utilisation de ces outils, le secteur Economie de l’ADBS a organisé le 9 mars dernier, dans les locaux de l’OFCE à Paris, un “Atelier d’échanges de pratiques sur le bookmarking” – d’une durée de 2 heures –, dont il nous a confié l’animation.

             
Preuve que le thème était porteur, le nombre maximum d’inscrits – une quarantaine – fut très vite atteint, ce qui nous convainquit de transformer les “échanges informels”  initalement prévus en une présentation plus structurée des différentes familles d’outils offerts, tout en laissant une place importante aux échanges de pratiques entre les participants.
            
Cet article constitue la synthèse de cet atelier.
             
BOOKMARKING : TROIS GRANDES FAMILLES D’OUTILS
             
Dans l’esprit de nombreux internautes, le  mot “bookmarking” est souvent associé au “bookmarking social” et aux différents services type Delicious, qui permettent de partager ses signets.
            
Pour autant, les classiques favoris ou marques-pages des navigateurs demeurent indispensables aux professionnels de l’information.
             
Enfin, certains professionnels utilisent pour le bookmarking des applications dont la fonction première est toute autre (Excel, Netvibes...).
             
Le principe de fonctionnement et le mode d’utilisation de ces outils étant très différents, il nous sembla utile de classer présentations et débats dans trois grandes catégories, concernant :
            
 - les outils liés au navigateur ;
            
 - les outils du “bookmarking social” ;
            
 - les outils dérivés d’autres applications.
             
Un premier sondage à main levée permit de voir quel était, dans l’assistance, la répartition des usages de ces trois familles d’outils.
             
A la question “Qui parmi vous utilise les dossiers du navigateurs ?”, les quarante professionnels présents levèrent unanimement la main, quand seuls quelques-uns (moins de dix) annoncèrent se servir également d’autres types d’outils...
             
D’autre part, les mains se relevèrent presques toutes à la question “Qui utilise Internet Explorer ?”.
             
L’énumération des différents autres navigateurs (Google Chrome, Opéra...) ne suscita quant à elle aucune réaction, exception faite de Firefox, que certains participants avaient adopté.
             
Si StatCounter annonce que la répartition des parts de marché entre les navigateurs est aujourd’hui de 55 % pour Internet Explorer, 31 % pour Firefox et 14% pour les autres navigateurs, il semble que les professionnels de l’information restent majoritairement attachés à Internet Explorer.
            
La raison en est double : d’une part, de nombreuses DSI imposent ce navigateur et interdisent l’usage combiné de plusieurs outils et, d’autre part, certains sites et banques de données ne sont pas optimisés pour une consultation avec Firefox.
            
LES OUTILS DU NAVIGATEUR
             
Cela étant, qu’ils soient développés par Microsoft, Mozilla ou Google, les navigateurs offrent généralement les mêmes fonctionnalités :
             
- enregistrer un raccourci vers une page web, dans un module baptisé Favoris (Internet Explorer, Chrome) ou Marque-Pages (Firefox) ;
            
- les renommer, les classer dans des dossiers et sous-dossiers, les importer ou les exporter ;
             
- les “taguer” avec des mots-clés – cette fonctionnalité est réservée à Firefox, qui propose d’ajouter des “étiquettes” ;
             
- les visualiser dans un panneau latéral (volet d’exploration).
            
Ces favoris sont d’une utilisation simple et intuitive, mais ils présentent plusieurs inconvénients, parmi lesquels :
            
- ils sont disponibles uniquement sur un poste ou, selon les choix informatiques de l’entreprise, pour un profil donné ;
            
- il est difficile de s’y retrouver dès que le nombre de signets devient important.
            
Néanmoins, si les navigateurs offrent tous des fonctionnalités “de base”, ces dernières peuvent être largement étoffées par l’utilisation de modules (les add-ons de Firefox) ou de logiciels complémentaires.
            
Firefox étant un logicel libre, des milliers d’internautes ont en effet développé des produits et services – le plus souvent gratuits – permettant de personnaliser son navigateur et de l’enrichir considérablement (voir “Firefox, le couteau suisse du veilleur”, Netsources n°81, juillet-août 2009).
             
Ainsi, une bibliothèque de plus de 6 000 modules pour Firefox est disponible à l’adresse https://addons.mozilla.org, avec une possibilité de recherche par mots dans tous les modules, ou par catégories.
             
La rubrique “Marques pages” de ce répertoire recense pas moins de 893 modules (!), parmi lesquels on citera :
              
- Mesfavoris.org, XMarks.com : pour centraliser et synchroniser ses favoris depuis n’importe quel poste ;
           
- BookmarkDD, pour repérer les doublons et les supprimer ;
            
- ReadItLater, pour sauvegarder des pages que l’on souhaite lire ultérieurement, online ou offline ;
            
- Multicolumn Bookmarks, pour présenter le marque-pages en colonnes, etc.
On notera que le navigateur Google Chrome, lancé il y a quelques mois, a bien compris l’intérêt de ces modules et dispose également de multiples extensions.
             
Outre ces modules ou add-ons, d’autres outils existent depuis de longue années et permettent de gérer les favoris des différents navigateurs ; nous en avions décrits plusieurs dans le hors-série de Netsources paru en juin 2003 “15 outils pour une veille efficace sur le Net”.
            
Ces outils sont le plus souvent téléchargeables, fonctionnent sur PC, pour tous les navigateurs, et sont généralement payants.
             
On citera parmi eux :
            
- AcqURL, développé par GTTechnologies, qui permet à l’internaute d’importer, d’exporter, d’ajouter, d’organiser et de mettre à jour ses favoris (www.acqurl.com) ;
            
- Check&Get, qui détecte les doublons, vérifie la validité des liens et les éventuels changements survenus sur une page web... (//activeurls.com) ;
             
- LinkMan Lite (l’un des rares outils gratuits) et LinkMan Pro, qui possède de nombreuses fonctionnalités, comme la synchronisation des favoris sur différents postes, la gestion des mots-clés, la vérification des liens, etc.  (//linkmanpro.outertech.com) ;
            
 - Website Watcher, qui propose d’importer facilement les favoris de son navigateur, de les organiser dans des dossiers, de détecter les liens invalides et les doublons, etc. (www.aignes.com)
             
LES OUTILS DU BOOKMARKING SOCIAL
            
L’un des inconvénients majeurs des favoris du navigateur est qu’ils sont liés à un ordinateur – ou, pour certaines entreprises, à un profil/utilisateur – et qu’il est donc difficile de les partager dans une équipe, ou de les utiliser depuis des endroits différents (bureau et domicile par exemple).
             
Dans la mouvance du Web 2.0, des sites d’un nouveau genre se sont donc développés ces dernières années, avec pour vocation de permettre aux internautes de stocker, classer et partager en ligne des liens vers leurs sites favoris, et par conséquent d’y accéder depuis n’importe où.
             
Si la fonction première de ces outils est le partage des signets entre la communauté des internautes, nombre d’entre eux offrent aussi – pour attirer le public des entreprises – la possibilité de sauvegarder ses favoris dans un espace privé.
             
On trouvera ci-après la description de trois de ces acteurs, choisis pour la qualité et l’originalité de leurs services et leur intérêt pour le monde de l’entreprise.
            
• DELICIOUS.COM, OUTIL-PHARE DU DOMAINE
           
Créé en 2003 par Joshua Schachter, Delicious.com – Del.icio.us à l’origine – a été racheté en 2005 par Yahoo! (voir Netsources n°60, janvier-février 2006).
            
Son ancienneté fait de lui l’un des sites de partage de signets les plus connus, avec plus de 5 millions d’utilisateurs en 2008, ayant stocké 180 millions d’URLs.
             
Son fonctionnement est des plus classiques : après avoir ouvert un compte (Yahoo!), on télécharge trois petits “bookmarklets”, qui s’affichent dans la barre d’outils de son navigateur et permettent :
            
- d’accéder directement à son espace sur Delicious ;
            
- d’effectuer des recherches par mots ou tags  sur ses signets  et de les afficher selon différents critères de classement (date d’ajout, ordre alphabétique, nombre de visites...) ;
            
- d’enregistrer directement, lors de sa navigation, une page dans ses signets. Un clic sur le bouton Tags ouvre en fait une fenêtre pop-up, dans laquelle on peut ajouter – outre le titre et l’URL de la page qui sont indiqués par défaut – des notes et des tags (mots-clés).
             
On précise à cet instant si la page doit être sauvegardée de façon publique (choix par défaut ; tous les utilisateurs de Delicious pourront alors la consulter) ou privée (uniquement dans son bookmark).
             
L’outil permet donc de stocker ses signets en ligne (il est possible de les importer depuis son navigateur), mais il constitue également un réel outil de veille, puisque l’on peut consulter et suivre les signets partagés par les autres internautes.
             
On peut effectuer une recherche par mots sur l’ensemble des signets partagés – la recherche se fait sur les titres des pages sauvegardées, leurs annotations éventuelles et les tags attribués – ou la limiter aux seuls tags.
            
Il est alors facile d’identifier d’autres internautes ayant des centres d’intérêt proches des siens, et de décider de les suivre – afin d’être prévenus de l’ajout d’un nouveau signet –, ou de limiter sa surveillance aux signets indexés avec un tag particulier.
            
S’il constitue un réel outil de veille, on remarquera néanmoins que, comme souvent, les signets ajoutés sont majoritairement anglo-saxons.
            
 Enfin, il est intéressant de constater que de plus en plus d’organismes et associations utilisent Delicious pour publier leurs signets sur le Web, et offrir en quelque sorte un “annuaire Web 2.0” à leurs utilisateurs.
            
Ainsi, le site Rime, qui était accessible à l’adresse www.rime.ccip.fr et qui proposait la description détaillée de 700 sites dans le domaine du management, n’est désormais accessible que sur Delicious, via www.delicious.com/Association_Rime.
            
Les professionnels de l’information regretteront sans doute ce passage, qui a causé notamment la disparition :
            
• des descriptions détaillées qui existaient pour chaque site – la description sur Delicious étant limitée à quelques lignes ;
             
• de l’indexation des sites via un thesaurus ;
             
• du moteur permettant de combiner des recherches sur différents champs...
             
Mais les producteurs du site y gagnent indéniablement en souplesse, la mise à jour étant infiniment plus simple et plus rapide que précédemment.
             
D’autre part, le public d’étudiants – qui était la cible principale de Rime – est souvent plus à l’aise avec la recherche par tags de Delicious que via le thesaurus de l’ex-Rime.
            
Enfin, la base est désormais interrogée par un plus large public et la visibilité de l’association s’en trouve renforcée.
            
• DIIGO.COM, UN OUTIL DE TRAVAIL COLLABORATIF SOPHISTIQUE
             
Lancé en 2006 par une petite entreprise basée aux USA (Nevada), Diigo – pour Digest of Internet Information, Groups and Other stuff – s’est au fil des ans considérablement enrichi et constitue à ce jour l’un des sites de partage de signets les plus sophistiqués. Il offre des fonctionnalités très proches de celles de l’outil français YoolinkPro (voir Netsources n°82), à ceci près qu’il est gratuit...
             
La version 4.0 de Diigo permet en effet :
            
- de sauvegarder – dans un espace public ou privé – des pages ou des parties de pages, de les annoter avec des tags, de les décrire, de les classer et d’effectuer des recherches par mots sur les descriptions et sur le contenu des pages (snapshots) ;

- de créer un groupe qui sera public ou privé, et avec lequel on pourra partager ses favoris, les annoter, les commenter, etc. ;

- de constituer un réseau d’utilisateurs ayant les mêmes centres d’intérêt et de suivre leurs bookmarks / groupes.
            
On trouvera pp.7-9 une description détaillée des fonctionnalités de cet outil.
             
En tirant parti de celles-ci, différents usages peuvent être faits de Diigo, comme le montre le témoignage de Christelle Chetkowski, de la DéGéOM (voir ci-contre).
             
• PEARLTRESS.COM, DES FAVORIS CARTOGRAPHIQUES
             
De nombreux outils de bookmarking social sont régulièrement lancés sur le Web. Mais il faut admettre qu’aucun ne ressemble à Pearltrees, cet outil qui permet aux internautes “d’organiser son Web” sous la forme d’un arbre à perles... On trouvera pp.10-12 une description détaillée de cet outil – français et gratuit – pour le moins original.
            
Les caractéristiques de Pearltrees en font un excellent support pour des présentations. C’est du moins ce qu’affirmait Sylvie Sage (Deloitte), qui a déjà choisi Pearltrees pour une présentation, en interne, de sites sur une thématique.
            
DES APPLICATIONS RECONVERSTIES
             
Pour clôre cet atelier, il restait à mentionner les utilisations possibles, en matière de bookmarking, que l’on pouvait tirer d’applications conçues initialement pour un autre usage.
             
A titre d’exemple, un agrégateur de flux RSS comme Netvibes (ou iGoogle) peut être utilisé comme bookmark, grâce notamment au widget Liens, qui permet d’afficher – au lieu des traditionnels flux RSS – un lien vers un site, avec sa description et une vignette. De nombreux univers Netvibes se transforment ainsi en annuaires thématiques.
              
Des logiciels comme Excel peuvent également faire office de bookmark, pour permettre le partage de signets dans un environnement donné (voir ci-contre).
             
Au final, l’atelier fut riche d’échanges et de découvertes.
             
Si les outils du bookmarking social – et notamment Diigo – suscitèrent beaucoup d’intérêt, certaines entreprises manifestèrent néanmoins leurs réserves quant au fait de stocker des signets stratégiques sur un serveur externe.
            
Une demande existe donc d’outils de stockage et de partage, conçus pour un intranet... Ce seront peut-être les prochains  développements de Yoolink ou de Diigo...
            
UTILISATION DES FAVORIS : LE TEMOIGNAGE DE SYLVIE SAGE, DELOITTE & ASSOCIES         
             
Responsable du centre d’actualité de Deloitte & Associés, Sylvie Sage nous a expliqué qu’elle gérait pas moins de 2 000 favoris avec Firefox.
             
Ses signets – raccourcis vers des sites, et non vers des pages – sont répartis dans trois grandes catégories :
            
- outils : liens directs vers des banques de données...  offrant notamment des informations sur les sociétés ;
             
- informations métier : veille concurrentielle, IE, documentation...
             
- informations thématiques : actuariat, assurance, luxe, etc.
             
Au total, les trois catégories rassemblent une cinquantaine de sous-catégories, dans lesquelles les signets sont classés par ordre alphabétique. Chaque signet est décrit par son nom, qui peut le cas échéant être explicité.
             
La sauvegarde des signets est faite régulièrement, grâce à la fonction Exportation (au format html) de Firefox.
             
La recherche d’un site particulier se fait par mot sur les noms et les URLs des sites, ou depuis le classement par dossiers.
             
Certains “add-ons” de Firefox sont utilisés comme CheckPlaces, qui vérifie la validité des marques pages et Bookmark Duplicate Detector, qui repère l’ajout de doublons – le module signale les doublons mais les autorise, et certains sites sont volontairement enregistrés en double dans différentes catégories.
            
D’autres modules de Firefox sont utilisés, et permettent par exemple de faire des copies d’écran (FireShot), d’afficher les rapports Whois (Domain Details), de copier-coller du texte sans formatage (Copy Plain Text), de vérifier la validité des liens d’une page web (LinkChecker), etc.
            
Alors qu’Internet Explorer est imposé dans l’entreprise, Sylvie Sage a choisi d’utiliser Firefox principalement pour les extensions qu’il propose, mais aussi pour le confort de sa navigation (gestion des onglets...).
             
BOOKMARKING SOCIAL : LE TEMOIGNAGE DE CHRISTELLE CHETKOWSKI, DEGEOM
             
Responsable du centre de documentation de la Délégation générale à l'Outre-Mer (ministère de l'Intérieur, de l'Outre-Mer et des Collectivités territoriales), Christelle Chetkowski a une utilisation astucieuse de Diigo.
            
 Pour éviter aux 150 agents d’être noyés sous l’information, elle leur propose de bénéficier d’un service de veille personnalisée.
             
Pour ce faire, elle et son équipe sauvegardent dans un groupe Diigo (privé) les pages et articles découverts lors de leur revue de presse quotidienne, effectuée notamment avec l’agrégateur Netvibes – un univers Netvibes public a d’ailleurs été lancé et est accessible à l’adresse www.netvibes.com/outre-mer.
             
Lors de leur sauvegarde, les pages et articles retenus sont tagués avec le nom du ou des agents intéressés. Ils sont ensuite envoyés par mail à leur(s) destinataire(s), qui bénéficie(nt) ainsi d’une veille sur-mesure.
             
Ce service a séduit un grand nombre de chargés de mission de la DéGéOM.

UTILISATION DETOURNEE D’AUTRES LOGICIELS, LE TEMOIGNAGE DE CAROLINE LOPEZ, BNF
            
Chargée de collection à la BnF, Caroline Lopez nous a expliqué comment elle avait choisi d’utiliser, en interne, un outil de bookmarking “fait maison”...

“Pour renseigner nos lecteurs du Pôle PRISME*, nous avions besoin de garder trace des annuaires et autres documents professionnels qui migrent vers une version web gratuite. 

Nous avons choisi d'entretenir une liste de favoris partageables** à l'aide d'outils bureautiques courants : Excel + Lotus + intranet. Chaque ligne de la feuille Excel correspond à un signalement de site web sur quatre colonnes : cote du plan de classement, nom du site et/ou du producteur, rapide typologie des ressources offertes (annuaire, chiffres clés, statistiques, études ...), URL du site ou de la ressource.

Après plusieurs mois de fonctionnement, nous constatons plusieurs avantages :
            
- le fichier est sécurisé dans Lotus et ne peut être modifié que par des personnes habilitées ;
            
- la diffusion sur intranet met la liste à disposition de tous les collègues ; la mise à jour est immédiate et sans intermédiaire ;
            
- les URLs sont cliquables et un onglet "plan de classement" avec des liens internes permet une navigation rustique dans la feuille d'adresses ;
            
- on peut effectuer des recherches simples sur les mots, trier les contenus des colonnes et sélectionner une partie de la feuille ;
             
- nul besoin d'investissement en installation d'outil, ni en formation.
            
Cependant, nous restons gênés par l'impossibilité de multi-indexer, avec pour conséquences la répétition de favoris dans différentes cotes du plan et la sous-utilisation de la typologie des ressources en requête. Une saisie plus ergonomique (boutons radio pour les données récurrentes, par ex.) serait aussi très utile, tant pour la rapidité que pour la qualité, ainsi qu'un vérificateur de liens. Le fichier contient environ 400 adresses à l'heure actuelle.”
            
 *  PRISME = Pôle de ressources et d'information sur le monde de l'entreprise
            
 ** cet outil interne n'a pas de rapport avec les Signets de la BnF (encyclopédie de liens ouverte au public) dont la technologie est considérablement plus avancée




Béatrice Foenix-Riou
Publié dans le n°84 de Netsources (Janvier/Février 2010)

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