Mettre en place une veille grâce aux outils du Web 2.0

Comment mettre en place une veille simple mais efficace, lorsque l’on n’a pas de budget et que l’on souhaite réaliser une veille personnelle à petite échelle ?
             
Les outils du Web 2.0 – flux RSS, outils de social bookmarking, réseaux sociaux…–, ont l’avantage d’être généralement gratuits et permettent bien souvent de construire un petit système de veille qui, s’il n’est certes pas parfait, s’avère tout à fait satisfaisant pour certains types de besoins.

            
Pour décrire le processus de mise en place d’une veille de ce type, nous avons choisi de relater l’expérience engagée conjointement par FLA Consultants et Bases Publications il y a quelques mois, lorsque nous avons décidé d’offrir une veille gratuite abordant différentes thématiques comme l’actualité des grands serveurs, les outils de veille, les outils de recherche, le Web 2.0, etc.
            
L’idée de départ était de proposer un nouveau service aux professionnels de l’information, en partageant les résultats d’une veille que nous faisions déjà en interne, sur les évolutions et les actualités du domaine.
             
D’emblée, nous avons choisi de n’utiliser que des outils gratuits et, pour éviter d’y passer l’essentiel de nos journées, nous avons décidé que cette veille ne serait constituée que de signalements de liens vers des ressources intéressantes, sans y apporter la moindre analyse.
             
Dans cette même perspective, nous avons tenté d’automatiser autant que possible le processus.
             
Nous décrirons dans cet article le processus de mise en place dans son intégralité : de la phase de réflexion préliminaire à la phase de diffusion, en passant par la phase de sourcing, le choix des outils de collecte et de capitalisation.
            
 Il convient de préciser qu’il s’agit ici d’une veille web réalisée uniquement à partir de sources gratuitement accessibles sur Internet (blogs, sites web, Twitter…), ce qui ne représente qu’un aspect des éléments à surveiller dans le cadre d’une veille.
             
Les sources payantes en effet (grands serveurs et bases de données tels que Factiva, EDD, Dialog, STN, Questel…) sont indispensables pour bon nombre de sujets et permettent d’identifier des informations différentes, mais tout aussi cruciales.
             
REFLEXION PRELIMINAIRE
            
 La première étape, d’ailleurs indispensable quel que soit le type de veille que l’on souhaite implanter, est une phase de réflexion : quel périmètre pour la veille, quels types de sources surveiller, quel contenu diffuser, quels outils de collecte, de capitalisation et de diffusion ?
             
S’appuyant sur des lectures diverses et variées et sur une analyse de ce que certains acteurs du domaine – mais également de disciplines plus transverses – avaient pu mettre en place, nous avons décidé d’adopter la stratégie suivante :
           
- rassembler et repérer les principales sources francophones et anglophones du monde de l’information (blogs, sites web d’experts, sites d’acteurs / entreprises et twitterers actifs), avec un accent sur les serveurs et bases de données, qui est le véritable cœur de métier de FLA Consultants et le sujet de prédilection de la revue Bases ;
            
- mettre sous surveillance l’ensemble de ces sources grâce à un lecteur de flux RSS gratuit (à l’exception de Twitter, qui devra être surveillé différemment) ;
             
- mettre en commun des résultats jugés intéressants dans un groupe sur l’outil de bookmarking social Diigo, qui répond à nos besoins en termes de partage et de possibilités de diffusion ;
            
- diffuser les résultats de la veille de façon quasi-automatisée sur Diigo, Twitter, Facebook et Netvibes. Ces quatre canaux ont été choisis pour des raisons de popularité, de complémentarité et d’utilisation croissante auprès des professionnels de l’information. A noter qu’il est également possible pour les internautes de récupérer le flux RSS de notre veille, pour l’intégrer directement à leur lecteur de flux RSS.
             
SOURCING
            
L’étape du sourcing (c’est-à-dire l’identification des sources pertinentes à mettre sous surveillance) est un élément crucial dans tout projet de veille.
             
Un mauvais sourcing peut en effet avoir une influence très négative sur la qualité des résultats : information non détectée car certaines sources n’ont pas été intégrées à la surveillance, surabondance d’informations car le périmètre de surveillance est beaucoup trop large (surveillance d’un site dans son intégralité alors qu’une seule page présente un réel intérêt, surveillance de sites qui ne font que reprendre des informations déjà publiées ailleurs...), etc.
             
Dans notre cas, nous avons d’abord mis en commun les sources que chaque membre de l’équipe surveillait à titre personnel (sources présentes dans les favoris du navigateur, flux RSS auxquels nous étions déjà abonnés..), puis nous avons cherché à enrichir cette liste sans pour autant tenter d’être exhaustif.
            
Nous avons donc consulté les blogrolls (liste de liens considérés comme pertinents par le responsable d’un blog) des blogs que nous surveillions déjà, effectué des recherches dans des moteurs web et blogs pour enrichir notre liste de ressources anglophones, regardé les ressources disponibles sur le sujet dans les outils de social bookmarking (Diigo et Delicious) et finalement, nous nous sommes focalisés sur Twitter, que nous avions peu l’habitude d’utiliser jusqu’alors.
             
Twitter, l’outil de microblogging qui fait beaucoup parler de lui, est né en 2006 aux Etats-Unis et servait à l’origine à partager ses humeurs en 140 caractères maximum. Si au départ, l’utilisation professionnelle de Twitter n’avait pas lieu d’être, il en est aujourd’hui tout à fait autrement[1].
            
Pour le sujet qui nous concerne, nous avons pu identifier sur Twitter une communauté très active de professionnels de l’information francophones. Suivre les comptes d’une sélection de professionnels de l’information s’imposa donc comme une nécessité, pour découvrir et identifier des informations pas toujours publiées ailleurs.
             
Pour ne pas être noyé sous une montagne de tweets, nous avons choisi de suivre une sélection de twitterers parmi ceux qui nous paraissaient les plus pertinents.                Pour les identifier nous avons, dans un premier temps, consulté les comptes twitter de blogueurs / personnalités influents du domaine, afin de voir quels comptes eux-mêmes surveillaient. Puis nous avons complété cette sélection par une recherche dans le moteur Tweepz[2], qui permet d’identifier des tweeterers.
             
SURVEILLANCE ET COLLECTE DE L’INFORMATION
            
Pour ce qui est de la surveillance des sources précédemment identifiées (blogs, sites, etc), nous avons choisi de tout intégrer (à l’exception de Twitter) au lecteur de flux RSS Newzie[3].
             
Le choix de ce lecteur plutôt qu’un autre tient simplement au fait que nous l’utilisons en interne depuis plusieurs années et apprécions grandement ses fonctionnalités avancées.
             
Newzie est un lecteur de flux RSS gratuit offline (logiciel téléchargeable depuis le site www.newzie.com), qui intègre des fonctionnalités de filtrage des flux par mots-clés, de compilation de plusieurs flux, d’alertes et même de surveillance de pages web ; cette dernière option ne fonctionne cependant que sur des pages simples, sur lesquelles on souhaite détecter tout changement.
            
La quasi-totalité des sources identifiées proposait déjà un flux RSS, à l’exception de quelques sites de serveurs / agrégateurs.
             
Pour ces derniers, nous avons généralement réussi à créer un flux sur leur page d’actualités et/ou de communiqués de presse grâce à de petits outils. Nous avons notamment utilisé Dapper[4], en raison de la qualité du résultat et la facilité de prise en main. Pour les très rares pages récalcitrantes, nous avons testé la fonctionnalité de surveillance de page offerte par Newzie.
            
Pour les comptes twitter repérés précédemment, la surveillance s’est opérée de manière quelque peu différente.

Même s’il était techniquement possible de récupérer un flux RSS sur chacun des comptes twitter identifiés, puis de les intégrer au lecteur Newzie, le nombre élevé de tweets publiés chaque jour et l’ajout de nouveaux contenus plusieurs fois par heure ne nous paraissait pas adapté à l’utilisation que nous avions de Newzie – que nous consultons une fois par jour –.
            
Il nous fallait donc un outil permettant d’accéder très facilement et rapidement au nouveau contenu, nous indiquant en temps réel le nombre de nouveaux tweets, sans que cela soit trop intrusif.
             
Depuis le compte twitter que nous avions créé, nous nous sommes donc abonnés aux différents twitterers identifiés en cliquant tout simplement sur le bouton “suivre”, disponible sur le profil de chacun d’eux.
             
Dès lors, les tweets postés par chacun s’affichaient sur la page d’accueil de notre propre compte twitter, par ordre antechronologique.
            
La version web de Twitter ne nous paraissant pas véritablement répondre à nos besoins (obligation de se connecter sur la page web de son compte pour visualiser le nouveau contenu, pas de surbrillance des nouveaux résultats…), il a fallu se tourner vers les “clients” twitter qui représentent une alternative à la consultation des tweets sur le service web.
             
En matière de client twitter, le choix était très vaste : Echofon, Seesmic, Tweetdeck… Après quelques tests, nous avons opté pour Echofon, disponible en extension Firefox, qui correspondait parfaitement à nos besoins.
            
Echofon s’installe en bas à droite du navigateur Firefox et est représenté par un petit rond bleu. Il va consulter au minimum toutes les minutes ou au maximum toutes les 5 minutes (à définir dans les propriétés de l’outil) les nouveaux tweets postés par les twitterers que l’on suit. Dès qu’il y en a de nouveaux, un chiffre correspondant au nombre de nouveaux tweets apparaît à droite de l’icône bleu.
            
Pour les consulter, il faut alors cliquer une fois sur le rond bleu pour voir s’afficher sa “Timeline” : une fenêtre pop-up en bas à droite de la page, qui contient l’ensemble des tweets classés par ordre antechronologique, les nouveaux tweets étant surlignés en bleu.
             
Cette petite interface permet également de poster directement des messages sur son compte twitter, soit en retwittant – c’est-à-dire en republiant à l’identique les tweets de certains de ses followers–, soit en créant du nouveau contenu. Pour se rendre sur la version web de Twitter, un double-clic sur le rond bleu suffit.
             
Echofon permet donc de ne pas se connecter au site de Twitter à chaque fois que l’on souhaite voir s’il y a de nouveaux tweets, d’être tenu au courant en temps réel du nombre de nouveaux tweets, de les consulter lorsqu’on le souhaite au cours de la journée, sans pour autant être gêné par l’ouverture d’une fenêtre intempestive.
             
CAPITALISATION DES RESULTATS DE LA VEILLE
             
Avant de diffuser l’information repérée au cours de notre veille, nous avions besoin d’un outil nous permettant de mettre en commun l’ensemble des résultats de la veille de chaque membre de l’équipe, de diffuser de façon quasi-automatisée ces résultats vers les différents canaux que nous avions choisis – à savoir Twitter, Facebook et Netvibes – et de récupérer un flux RSS.
            
Nous avons choisi Diigo, qui présentait l’avantage d’offrir toutes ces fonctionnalités – et bien d’autres – et d’être complètement gratuit[5] .
            
Chaque membre de l’équipe a donc créé un compte Diigo et installé la barre d’outils Diigo dans son navigateur – ce qui permet de gagner un temps précieux pour stocker, organiser et partager les informations.
             
Nous avons ensuite créé un groupe Diigo privé, accessible uniquement aux membres de l’équipe, pour y partager les résultats de notre veille.
             
A chaque fois que l’un de nous identifie une ressource intéressante (au fil de sa navigation sur le Web, via le lecteur de flux Newzie, le client Twitter Echofon, etc.),  il ouvre la page en question, clique sur le bouton Bookmark de sa barre d’outils et complète la fenêtre pop-up qui s’affiche automatiquement ; il choisit notamment d’enregistrer la page dans le groupe privé (Share to a group), ajoute quelques tags et coche la case “Twitter this”, qui permet de publier directement ce contenu sur le compte twitter de l’équipe.
             
Une fois la page enregistrée dans Diigo – à la fois dans la “Library” personnelle de celui qui l’a sélectionnée et dans le groupe privé de l’équipe –, une nouvelle fenêtre pop-up s’ouvre pour valider le contenu du message qui va être posté sur Twitter. Par défaut, ce dernier comporte le titre de la page et une URL cliquable, qui permet de s’y connecter ; il s’agit d’une URL automatiquement raccourcie du type http://bit.ly/d5exoj, afin d’éviter de dépasser les 140 caractères autorisés par Twitter. On peut éventuellement modifier, supprimer ou rajouter du texte puis, en cliquant sur Send, le diffuser automatiquement sur le compte Twitter.
             
LA DIFFUSION
            
 • Diffusion sur un profil public Diigo
            
Le groupe créé sur Diigo étant complètement privé, aucun internaute ne peut accéder au contenu qui y est partagé. Nous avons donc créé un profil public sur Diigo intitulé “L’équipe de FLA Consultants et Bases Publications”, sur lequel nous rebasculons une fois par jour tout ou partie du contenu partagé dans le groupe privé.
             
Si chaque membre de l’équipe peut, avec son profil, alimenter le groupe privé, l’alimentation du compte public ne pourra se faire en revanche qu’avec les identifiants utilisés pour sa création. Il faut en effet se connecter, ainsi identifié, dans la rubrique “My groups” du compte, puis dans le groupe privé et cliquer sur le bouton “More” puis “Save”,  situé en dessous de chaque bookmark, afin de publier ce dernier dans le compte public.
             
Une fenêtre pop-up, en tout point semblable à celle décrite précédemment lors de l’enregistrement d’une page dans Diigo, s’ouvre alors. Cette fois-ci, la case “private” ne sera pas cochée.
           
D’autre part, pour permettre aux internautes de suivre des rubriques thématiques de notre veille, nous avons utilisé dans Diigo la fonction “Create new lists” pour classer les informations en huit catégories (A lire – billets de blogs, ouvrages, articles…–, Agenda, Boîte à outils, Outils de veille, Outils de recherche, Serveurs et bases de données, Web 2.0 et Autres Ressources).
           
Lors du basculement des informations dans le compte public, nous pouvons alors  cocher, dans la fenêtre pop-up, la case “Add to a list”, et choisir la thématique appropriée.
           
Le profil public disponible à l’adresse www.diigo.com/user/flateam contient donc l’ensemble des bookmarks (titre + url) partagés lors des étapes précédentes, classés par ordre antechronologique avec, sur la droite, la possibilité de filtrer par tag ou par liste. Chaque internaute peut également récupérer un flux RSS.
             
• Diffusion sur Facebook
             
Diigo permet de rediffuser directement et automatiquement de l’information sur Facebook, mais uniquement sur les comptes Facebook et non les pages Facebook.
            
Il était donc impossible de synchroniser notre compte Diigo avec la page Facebook Bases & Netsources, créée pour l’occasion. Pour pallier ce problème, nous avons identifié une application Facebook intitulée RSS Graffiti, qui permet de mettre à jour automatiquement sa page Facebook dès qu’un flux RSS (désigné préalablement à l’outil) contient du nouveau contenu. Nous avons donc récupéré l’URL du flux RSS disponible sur la page d’accueil de notre compte public Diigo et l’avons indiqué à RSS Graffiti.
             
Désormais, dès que nous basculons le contenu de notre groupe privé sur notre page publique Diigo, chaque nouvelle actualité s’ajoute automatique sur notre page Facebook.
            
• Création d’un portail Netvibes
             
Lancé en 2005 par Tariq Krim, Netvibes est l’un des agrégateurs de flux RSS les plus populaires. Il a déjà séduit plus de 12 millions d’internautes, grâce à son interface claire et conviviale, ses nombreuses options de personnalisation et ses multiples “widgets”, ces petites applications qui permettent par exemple d’afficher, outre les flux RSS des sites et blogs sélectionnés, son compte GMail, un bloc notes, l’accès direct aux Pages Jaunes, un bookmark….
             
Depuis 2008, Netvibes permet également de rendre son univers public. De nombreux organismes et entreprises s’y sont d’ailleurs mis, comme la médiatèque de l’ESC de Lille (voir Netsources n°72), la Documentation Française, Radio France  (voir Netsources n°79) ou encore l’INTD (voir Netsources n°81).
            
Nous avons choisi de construire un portail public composé de trois onglets :
            
- une page d’accueil proposant des liens vers les sites de FLA et de Bases, vers les différents canaux de diffusion de notre veille, un descriptif de la dernière newsletter Brèves de contenu et le flux RSS général de la veille effectuée sur Diigo ;
            
- une page dédiée à notre veille avec un module pour chacune des huit catégories, dans lesquelles sont classés les résultats ;
           
- et pour finir, un onglet proposant des liens vers les principaux sites et blogs de références français dans le domaine de l’information.
            
 Ce portail présente l’avantage de centraliser les liens vers nos différents profils Web 2.0 offerts (Facebook, Twitter...) et d’être alimenté automatiquement.
Dès qu’une information est ajoutée à notre profil public Diigo, elle s’affiche peu de temps après sur le portail Netvibes.
            
 Les internautes peuvent choisir de venir consulter régulièrement le portail en se rendant sur www.netvibes.com/flateam, de s’abonner au contenu du portail ou encore de récupérer le flux RSS général ou un ou plusieurs flux thématiques, pour les ajouter au lecteur de flux qu’ils utilisent.
             
• Diffusion sur Twitter
            
Comme décrit lors de l’étape de capitalisation de la veille, la diffusion sur Twitter s’effectue par tous les membres de l’équipe, en même temps que l’enregistrement d’une source dans le groupe privé Diigo, contrairement à la diffusion sur les autres canaux qui s’effectue dans un deuxième temps.
             
CONCLUSIONS
           
La mise en place de cette veille ne s’est pas faite en une journée et a nécessité une période de réflexion sur la délimitation exacte du sujet, les sources à surveiller et l’architecture technique à mettre en place.
            
La veille décrite dans cet article concerne une veille publique et diffusée au plus grand nombre, ce qui n’est pas toujours le but recherché par les professionnels désireux de mettre en place un projet de veille. Cette méthodologie peut néanmoins s’appliquer à des projets de veille en interne, dont les résultats n’ont pas vocation à être rendus public .
            
Au niveau de la collecte d’information, les outils décrits précédemment peuvent être utilisés sans le moindre problème. C’est au niveau de la capitalisation et surtout de la diffusion que les choses seront un peu différentes. Il est en effet possible d’utiliser Diigo dans un cadre privé, si l’on pense bien à cocher la case “private” lorsque l’on bookmarque une information et/ou qu’on l’enregistre dans un groupe complètement privé.
             
Chacun pourra ainsi partager les résultats de sa veille, ajouter des notes et éventuellement commenter les résultats des autres membres du groupe.
            
Chaque groupe privé dispose d’un flux RSS général, mais également de flux RSS pour chaque tag, ce qui permet de diffuser l’information via des flux RSS, soit en diffusant l’URL du ou des flux RSS à des utilisateurs qui les intégreront dans leur propre lecteur de flux, soit en créant des portails personnalisés Netvibes, privés cette fois-ci,  pour certains utilisateurs.
             
D’autres solutions de diffusion sont bien évidemment envisageables, comme la diffusion par mail, la création de rapports Word ou PDF, la création d’une newsletter, la diffusion dans une rubrique dédiée sur l’intranet, etc. Il faut alors regarder ce qui existe déjà en interne et qui pourrait faire office de canal de diffusion.
          
La méthodologie montre bien que, sans ressources ni budget, on peut tout de même construire un système de veille qui fonctionne plutôt bien.
           
Bien évidemment, c’est un système qui fonctionne pour des veilles de petite échelle avec des sources à surveiller plutôt simples et où l’exhaustivité n’est pas le maître mot. Dès lors que l’on souhaite proposer une veille sur des sujets plus complexes et très larges, destinés à être diffusés à un grand nombre de collaborateurs, les outils de veille payants deviennent quasiment indispensables, aussi bien au niveau de la collecte avec des fonctionnalités plus avancées et la surveillance de sources complexes que de la diffusion avec des systèmes nettement plus adaptés à la diffusion de masse.
             
Ces outils permettent en effet de prendre en charge le processus de veille de A à Z sans avoir à utiliser un myriade de petits outils gratuits qui ne sont pas à l’abri de quelques bugs ponctuels dans le meilleur des cas ou d’une disparition pure et simple du jour au lendemain dans le pire des cas.
             
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[1] “Microblogging : quel usage pour les entreprises ?”, Béatrice Foenix-Riou, Netsources n° 78, janvier-février 2009
             
[2] “Tweepz.com : pour identifier des
tweeterers”, Béatrice Foenix-Riou, Netsources n°83, novembre-décembre 2009
            
[3] “Newzie.com : bien plus qu'un simple lecteur RSS”, Jennifer Clerté, Netsources n°67, mars-avril 2007
            
[4] “Feed43, Ponyfish, Dapper : des flux RSS sur mesure”, Carole Barthole, Netsources n°74, mai-juin 2008
           
[5] “Diigo.com : un outil de stockage, de partage et de collaboration”, Béatrice Foenix-Riou, Netsources n°84, janvier-février 2010


Carole Barthole
Publié dans le n°86 de Netsources (Mai/Juin 2010)

1 commentaire:

  1. Une formation gratuite concernant l'investissement boursier et disponible sur le site de Flavien de gagner-argent.org ! Je viens de la voir, ça m'a appris en quelques secondes comment reconnaitre et éviter les pièges du web!

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