Mettre en place une veille avec les outils du Web 2.0 : quelques retours d'expérience

Le secteur Veille et recherche sur Internet de l'ADBS organisait le 15 juin sa première manifestation parisienne, sur le thème «Mettre en place une veille avec les outils du Web 2.0».
             
L'objectif de cette demi-journée était clairement de permettre aux participants d'échanger sur leurs pratiques de veille, à partir des retours d'expérience de professionnels utilisant des outils simples et pour l’essentiel gratuits.

Le moins que l'on puisse dire est que le thème répondait aux attentes, puisqu'il a suffit d'un mail à la liste du secteur pour remplir la salle, qui pouvait accueillir une soixantaine de participants.
           
La matinée a débuté par la présentation* de la veille mise en place par FLA Consultants pour les professionnels de l’infodoc (cf. «Mettre en place une veille grâce aux outils du Web 2.0», Netsources n°86).
             
Nous ne reviendrons pas ici sur les détails de cette veille, décrite dans l’article précité, mais nous rappellerons rapide-ment le processus et les outils utilisés.
             
FLA CONSULTANTS : UNE VEILLE EN ACCES LIBRE POUR LES PROFESIONNELS DE L’INFODOC
            
La première règle à respecter lorsque l’on souhaite mettre en place une veille, quelle qu’elle soit, c’est de définir précisément le périmètre de sa veille, en répondant notamment à trois questions : pour qui, pourquoi et comment.
             
Pour FLA Consultants, l’objectif était de partager, avec les professionnels du domaine, les résultats d’une veille déjà effectuée en interne, notamment pour les lettres Bases et Netsources.
             
Le périmètre de la veille était ici limité aux principales sources francophones et anglophones du monde de l’information, en accès libre.
             
Une fois les sources identifiées, l’équipe de FLA les a mises sous surveillance, en utilisant les fils RSS et l’agrégateur Newzie.
            
Des outils comme Dapper ont permis de créer un fil RSS pour les sources qui n’en avaient pas.
           
Les flux RSS ont en fait été utilisés pour suivre la plupart des sources, à l’exception des comptes twitter, qui n’ont pas semblé adaptés à ce type de surveillance.
             
Les twittos suivis publiaient en effet de très nombreux messages tout au long de la journée, et une unique consultation quotidienne aurait été insuffisante, car les résultats issus d’autres sources auraient été noyés sous les tweets...
             
Pour repérer plus aisément les tweets pertinents parmi le flux des «gazouillis», FLA a choisi d’utiliser le client twitter Echofon (plugin Firefox) ; ce dernier se connecte à Twitter toutes les cinq minutes, signale les nouveautés et permet de poster directement des messages sur son compte (RT ou nouveau tweet).
             
Pour faciliter la diffusion de la veille, l’équipe de FLA a décidé de mettre en commun les résultats sélectionnés par chacun,  pour ensuite les diffuser de façon quasi-instantanée sur Twitter, Facebook et Netvibes.
             
C’est l’outil Diigo (voir Netsources n°84) qui a cette fois été choisi pour rassembler les résultats.
            
Un groupe privé diigo a été créé par l’équipe, afin que chaque veilleur puisse y stocker les documents jugés intéressants.
             
Chaque membre du groupe peut ainsi enregistrer les pages qu’il souhaite dans Diigo  – via la fonction Bookmark de la barre d’outils –, lui attribuer des mots-clés (tags) et l’enregistrer dans une «liste».
            
Huit grandes catégories ont été créées pour l’occasion : outils de veille, outils de recherche, banques de données...
             
Après avoir été enregistrées dans Diigo, les pages sélectionnées sont presque simultanément publiées sur Twitter (fonction Share de la barre d’outils diigo), sur un compte créé pour l’occasion (http://goo.gl/YcdKQ).
             
On notera que Diigo propose des fils RSS tant pour les mots-clés que pour les listes ; à l’usage cependant, les fils RSS générés pour les listes ont fonctionné de façon aléatoire. Des fils spécifiques ont donc été créés avec Dapper.
             
Mais le compte privé sur Diigo était – par définition – inaccessible aux internautes.
             
Pour améliorer encore la diffusion de la veille, un compte public diigo – dans lequel sont rebasculés régulièrement tout ou partie du contenu partagé – a donc été ouvert (http://goo.gl/BaUlW). Il permet à tout utilisateur de Diigo d’accéder à l’ensemble des liens sauvegardés sur ce profil.
            
Il restait enfin à diffuser également les résultats de cette veille sur Facebook et sur Netvibes.
             
Une page Facebook a dans ce but été créée pour Bases et Netsources (http://goo.gl/ea6mM). Elle est alimentée automatiquement par un flux RSS généré par RSS Graffiti (une application Facebook), à partir de la page d’accueil du compte public diigo – la fonction Share de Diigo peut en effet être utilisée sur un profil Facebook, mais pas sur la page  Facebook d’une entreprise –.
             
La diffusion sur Netvibes s’est faite quant à elle par la mise en place d’un dashboard public (http://goo.gl/yGWE6) ; dans un onglet dédié à la veille, on trouve huit widgets, correspondant aux huit «catégories» du groupe diigo ; chaque widget est alimenté par un fil RSS, généré à partir des listes de Diigo.
             
LBPA : UN DASHBOARD NETVIBES POUR SENSIBILISER LES CHERCHEURS A LA VEILLE SCIENTIFIQUE
            
Corinne Brachet-Ducos, responsable des systèmes d'information du LBPA (Laboratoire de biologie et pharmacologie appliquée) et du Centre de ressources et d'ingénierie documentaire de l'Institut d'Alembert (ENS de Cachan), a ensuite expliqué pourquoi et comment le LBPA avait choisi de mettre en ligne un dashboard Netvibes en accès libre, pour sensibiliser les chercheurs aux outils de veille.
            
Le LBPA, unité mixte du CNRS et de l’Ecole normale supérieure de Cachan, est un laboratoire interdisciplinaire de recherche en biologie fondamentale, dont les applications se développent en lien avec les autres disciplines de l’Institut d’Alembert (ENS de Cachan).

Il comprend 93 personnes en 10 équipes travaillant dans le domaine :
            
- des interactions macromoléculaires ;
            
- de la pharmacologie anti-tumorale et antivirale ;
              
- du développement d'outils en biophotonique, modélisation moléculaire, vectorologie et des biosenseurs.
             
L’objectif du LBPA était de trouver une solution gratuite pour les chercheurs, faisant office d’outil d’information pour la veille scientifique et :
             
- leur offrant des ressources sélectionnées, qualifiées et ordonnées ;
             
- leur permettant de disposer d’une veille automatique sur leurs thématiques, depuis un accès unique ;
             
- qui soit personnalisable.
           
Un dashboard Netvibes en accès libre à donc été créé, afin de présenter aux chercheurs les possibilités de l’outil, leur permettre de se l’approprier et, accessoirement, communiquer à l’extérieur sur les centres d’intérêt du LBPA.
             
Relativement riche  (http://goo.gl/OHWTr), ce dashboard comprend une dizaine d’onglets – regroupant chacun de nombreux widgets – sur des thématiques comme les missions, les appels d’offres, les revues de sommaires, les bibliothèques numériques, les ressources des Portails d’information scientifique des unités CNRS de l'Inist-CNRS, comme BiblioVie en sciences biologiques, etc.
            
Une fois le dashboard lancé, les chercheurs ont été sensibilisés à l’utilisation de ce portail, par des communications et des formations.
             
Des versions personnalisées ont été paramétrées spécifiquement pour les chercheurs qui le souhaitaient, afin qu’ils aient la possibilité de suivre par exemple les publications de leurs domaines (via la «fabrication» de fils RSS dans PubMed...), des appels d'offres sur leurs thématiques (avec une entrée unique vers différentes agences ou institutions), les sommaires de revues scientifiques spécialisées ou généralistes, etc.
             
Les chercheurs qui se sont appropriés l’outil – comme ceux qui envisageaient de le faire, mais n’ont pas eu le temps de s’y mettre – ont eu globalement des retours très positifs.
             
Certes, quelques point faibles ont été signalés, parmi lesquels :
             
- la lenteur de la plateforme, avant le changement de version de l’interface ;
            
- l’aspect «peu professionnel» de l’interface, qui peut rapidement devenir «embrouillée» ;
             
- la difficulté de surveiller les pages ne disposant pas de fils RSS ; si certains outils – tels Page2Rss – permettent de créer des flux pour ce type de page, leur présentation est en général moins agréable ;
              
- la perte de temps, dès que l’on recherche l’exhaustivité en pointant vers de trop nombreuses sources.
             
Mais au final, les chercheurs ont estimé que le portail leur permettait :
            
- de diminuer le nombre d’alertes mails ;
           
- d’avoir une visualisation très ciblée ou plus large des nouveautés, mais aussi de leur propre production et de celle du LBPA ;
            
- de lire systématiquement les revues de sommaires ; en effet, le «tout numérique» et les interfaces telles PubMed ont eu comme conséquence que de nombreux chercheurs ont remplacé la lecture systématique de certains journaux ou revues par des recherches très ciblées, exclusivement via des moteurs de recherche, sur des mots-clés ;
              
- de disposer d’un bookmark des sites de séminaires ;
             
- d’intégrer des «widgets» généralistes ;
           
- de personnaliser leur propre représentation catégorisée de l’informa-tion, d’où un gain de temps dans leur veille, car l’on connaît par cœur l’environnement que l’on s’est créé.
            
CCI DE ROUEN : LA VEILLE A TRAVERS LES REVUES PROFESSIONNELLES
             
Si l'outil Netvibes était également au coeur de la présentation d'Alexandra Radut, de la CCI de Rouen, son utilisation était toute autre. Le centre de documentation de la CCI a en effet «détourné» en quelque sorte l’usage premier du portail, et a transformé ce lecteur de flux RSS en un bookmark convivial vers des sites, classés par thématiques. Parmi de multiples «widgets», Netvibes propose en effet l’outil «Lien», qui permet d’afficher dans la page un encadré comportant un lien vers un site, avec une courte description de celui-ci et une vignette de sa page d’accueil.
             
L’objectif du portail était d’offrir aux conseillers de la CCI, en complément du service de DSI, un accès direct aux sommaires d’une sélection de revues professionnelles francophones.
             
Le centre de documentation a donc procédé à une sélection de plus de 120 revues parmi les 350 qu'il reçoit, les a classées par ordre alphabétique et par thématiques (aménagement du territoire, gestion de l'entreprise, gestion commerciale, consommation, environ-nement, tourisme-hotellerie...) et a créé un dashboard Netvibes en accès libre, avec un onglet par thématique.
             
Deux autres onglets sont dédiés à la liste alphabétique des revues et à la liste des thématiques.
             
A chaque parution du nouveau numéro d’une revue, le centre de documentation met à jour son widget – avec un lien vers le sommaire en ligne ou vers le sommaire numérisé – et envoie un mail type à la liste des abonnés à la revue, leur signalant la parution du numéro.
             
Ce mail est assorti d’un lien qui pointe non pas vers le sommaire de la revue, mais vers la thématique de l’univers Netvibes dans laquelle celui-ci-ci se trouve. Les conseillers peuvent ainsi découvrir d’autres revues concernant leur domaine.
           
Lorsque l’un d’eux est intéressé par l’un des articles il peut, si celui-ci n’est pas accessible sur le site de l’éditeur, le consulter au sein du centre de documentation.
            
Les utilisateurs ont globalement apprécié ce portail et ont estimé qu’il les aidait à réaliser leur veille sectorielle, alimenter leurs études de marché, mettre à jour leurs connaissances, collecter des données prospectives et des tendances de consommation et à suivre l’évolution réglementaire et les innovations technologiques.
             
Les avantages perçus étaient essentiellement :
             
- l’autonomie dans la recherche ;
             
- la possibilité de consulter directement l’article depuis le sommaire en ligne, lorsque la revue le permet ;
              
- la possibilité de consulter d’autres ressources proposées par la revue : études, rapports...
             
En revanche, là encore, les utilisateurs ont signalé le risque qui existait de se laisser déborder par le nombre de sources, et la nécessité qu’il y avait d’être rigoureux et d’aller  directement à la revue de son choix.
            
Suite aux nombreux retours positifs des conseillers, le service documentation envisage de développer cette prestation pour les entreprises.
            
LES PRATIQUES DE VEILLE 2.0 AU SEIN DE LA DEGEOM
            
Christelle Chetkowski, responsable du Pôle documentation de la DéGéOM (Délégation Générale à l'Outre-Mer), a quant à elle présenté la façon astucieuse dont son équipe couplait l'utilisation de Netvibes et de Diigo pour offrir aux conseillers et chargés de mission les résultats de leur veille quotidienne.
             
Le pôle documentation de la DéGéOM est composé de trois documentalistes, chargés notamment de répondre aux questions de 150 agents et du cabinet ministériel.
            
L’objectif était d’offrir à ce public, en complément d’une revue de presse papier, un système leur apportant l’information dont ils avaient besoin, au moment où ils en avaient besoin ...
              
Eu égard au peu de moyens dont il disposait, le pôle documentation s’est tourné vers les outils gratuits du Web 2.0.
            
Un dashbord public Netvibes a d'abord été créé (http://goo.gl/SlszN) et propose les flux RSS des sources d'actualités du domaine, classées dans une quinzaine d’onglets : médias outre-mer, médias métro., revues, administrations nationales, juridique, statistiques, agriculture-mer...
            
Les documentalistes effectuent leur veille à partir notamment de cet univers et sauvegardent dans un groupe privé diigo les articles retenus.
             
Ces derniers sont «tagués» avec le nom du destinataire, et sont envoyés quotidien-nement par email, grâce à la fonction «Generate Report» de Diigo.
             
Un plugin Firefox – Update Scanner – est d'autre part utilisé régulièrement pour vérifier la validité des liens, mais aussi pour effectuer une veille sur tous les sites ne figurant pas dans le dashboard Netvibes.
            
Si cette veille répond globalement aux attentes des utilisateurs, Christelle Chetkowski a néanmoins souligné ses limites :
             
- la veille est effectuée à partir des sources en ligne et gratuites. Elle passe donc à côté des nombreuses sources payantes – celles des grands agrégateurs notamment – et des articles retirés de la diffusion web ;
        
- la veille est réalisée avec des outils gratuits (Netvibes, Diigo, Update Scanner...). Mais ces outils ne resteront pas forcément gratuits. Diigo par exemple est passé depuis peu en mode «freemium» : si le stockage des documents est toujours offert gratuitement, d’autres fonction-nalités – comme l’enregistrement d’une version cache, le surlignage... – sont accessibles moyennant paiement (40 $/an) ;
            
- ce type de veille – basée sur du «gratuit»– nécessite le plus souvent de jongler entre  différents outils, alors que des plateformes de veille payantes centralisent toutes ces fonctions.
             
UNIVERSITE LILLE 1 - CUEEP : ECLAIRAGES SUR LA VEILLE
             
La matinée s'est terminée par l'intervention de Bruno Richardot, de l'université de Lille 1 et par ailleurs délégué régional Nord-Picardie de l’ADBS, qui est revenu sur les différentes phases de la veille, en rappelant que celle-ci comprend en particulier l’analyse des besoins, le sourcing, le paramétrage de la veille et la collecte. Il a illustré ses propos par un très intéressant graphique visible ci-contre.
            
Puis il s’est limité à l’une des phases de la veille, située entre le sourcing et la collecte, et a proposé un véritable panorama d’outils gratuits, permettant notamment  :
           
- de «fluidifier» des pages, en créant un flux RSS : Page2RSS, RSSPect, Feed43 ;         
- de surveiller des pages non fluidifiables : C4U, Newzie, Update Scanner ;      
- de filtrer les informations d’un flux : RSSOwl, FeedRinse...
            
Pour illustrer la puissance de certains outils, il a ensuite fait une démonstration en direct de l'un des agrégateurs les plus puissants, à savoir Yahoo! Pipes, qui permet en particulier de filtrer et de trier les flux à plusieurs niveaux, avec de multiples possibilités.                       
On trouvera p.6 une description détaillée de cet outil.
             
Au final, cette matinée s'est révélée extrêmement riche, tant par la variété des interventions que par les échanges nombreux entre les participants.
             
Ces partages d'expériences, qui permettent de confronter des usages souvent différents d'un même outil, s'avèrent précieux, et font toute la richesse des différents secteurs de l'ADBS.
             
* Le support de cette présentation est proposé en accès libre sur le site Slideshare.net (http://goo.gl/UPtp6)
             
LE SECTEUR “VEILLE ET RECHERCHE SUR INTERNET” DE L’ADBS
             
Lancé en 2011, le secteur «Veille et recherche sur Internet» a une approche transversale et rassemble plus de 600 professionnels de l'information, adhérents de l’ADBS ; ces derniers exercent dans tous les secteurs d'activité – public comme privé –, et ont en commun de s'intéresser à l'actualité et à l'utilisation des outils de recherche et de veille sur le Web visible, le Web invisible et le Web 2.0.
             
L’objectif de ce secteur est, en particulier, d’offrir à ses membres des rencontres régulières avec des conférences et des échanges de bonnes pratiques. Deux manifestations ont déjà été organisées à Lyon et à Paris, autour des thèmes de la recherche avancée sur Internet et des outils de veille du Web 2.0.
             
Les prochains rendez-vous concerneront la recherche avancée sur Google, les réseaux sociaux d’entreprise, les méthodologies de recherche sur Internet, et les plateformes de veille pour l’entreprise.
             
Le secteur est animé par Béatrice Foenix-Riou et Nathalie Douville, toutes deux administratrices de l’ADBS.
             
Pour plus d’informations sur le secteur Veille : http://goo.gl/poY1u


Béatrice Foenix-Riou
Publié dans le n° 93 de Netsources (Juillet/Août 2011)

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