Knowledge Plaza : un outil pour l'entreprise 2.0

 Whatever est une jeune entreprise fondée en 2007, dont l’activité d’origine est le conseil en recherche et/ou gestion de l’information. Située près de Louvain en Belgique, elle a également ouvert récemment un bureau en région parisienne à Neuilly. Son produit-phare, Knowledge Plaza, fruit de trois années de R&D, a remporté le prix de l'innovation lors de la dernière édition de i-expo/KM Forum en juin 2010.
Cette plateforme collaborative est une solution innovante pour le partage d’information au sein de communautés de projets de toutes tailles.

Nous avons déjà présenté ce type d’outils dans nos colonnes, notamment avec Yoolink (voir Netsources n°82 octobre-Novembre 2009). Cependant, un certain nombre de caractéristiques et fonctionnalités originales distingue Knowledge Plaza au sein de cette famille d’outils, que nous allons détailler ci-après.

Par ailleurs, l’accompagnement apporté par l’équipe de Whatever lors du déploiement de l’outil au sein d’une organisation, accroît encore sa valeur et constitue une vraie différence. 

Car il est indéniable qu’apporter une solution ne peut se limiter à la vente d’une plateforme, aussi conviviale soit-elle. 

Il faut bien souvent faire un état des lieux, apporter de l’aide pour savoir comment structurer l’information qu’on souhaite capitaliser, déterminer quels types de contenus vont être partagés, modéliser des processus, former à l’utilisation de l’outil… Tous ces services sont proposés par les concepteurs de Knowledge Plaza.

Knowledge Plaza est constituée de deux parties complémentaires : KP Entreprise permet d’organiser du contenu, de le partager entre collègues, de le retrouver, tandis que KP Communities a pour vocation de diffuser ce contenu à un groupe de lecteurs.

Les différents profils et leurs statuts

Une “Plaza” peut-être baptisée comme on le souhaite (exemple : Bases Publications). Les membres d’une Plaza n’ont pas tous le même statut ni les mêmes droits et on peut en distinguer plusieurs types : 

- les administrateurs sont ceux qui ont le plus de droits. Ils gèrent KP Entreprise au sens large, c'est-à-dire : les groupes d’utilisateurs (ajout/suppression de membres, modification des droits des membres), les communautés (plateformes de diffusion), les facettes (catégories de tags), les tags et les pipelines (procédure qui permet d’alimenter une Plaza par email) ;

- les contributeurs sont ceux qui utilisent KP Entreprise. En fonction des droits qui leur ont été attribués, ils peuvent ajouter du contenu, l’organiser au moyen de tags, l’enrichir par le biais des commentaires et éventuellement le rendre accessible dans une plateforme de diffusion KP Communities ;

- les consommateurs/lecteurs ont accès à l’interface simplifiée KP Communities ; ils peuvent consulter le contenu mis à leur disposition, le rechercher, et échanger à propos de ce contenu par le biais de commentaires.

Organiser

Une Plaza se divise en un espace personnel (My private workspace) ainsi qu’un ou plusieurs espaces de travail, correspondant par exemple à des communautés de projets ou à différents services au sein d’une entreprise.

Les informations ajoutées dans Knowledge Plaza peuvent être de nature très différente : il peut s’agir d’un site web dans son ensemble, d’un article disponible sur Internet, d’une référence bibliographique, de toutes sortes de documents (fichiers word, pdf, tableurs, images, vidéos…), mais aussi de contacts (avec nom, fonction, entreprise, coordonnées complètes, notes au sujet de cette personne etc.) ou encore d’un e-mail, voire d’une discussion. Chaque élément constituera une pièce d’information, une tuile, ou plutôt tile, véritable unité de mesure de Knowledge Plaza.

L’ajout des tiles peut s’effectuer de trois façons différentes : directement depuis la plateforme, ou bien par l’intermédiaire d’un bookmarklet ou encore via un pipeline, c'est-à-dire par e-mail.

Dans la plateforme, un bouton “ajout” invite le membre à entrer manuellement tous les détails nécessaires à la description d’une tile (titre, URL, description, extrait ou encore nom, prénom, fonction, société, coordonnées…).

Le bookmarklet a pour but de faciliter l’ajout de contenu directement depuis son navigateur. Ainsi, il devient aussi simple d’enregistrer les références d’une page ou d’un site dans Knowledge Plaza que dans ses favoris personnels.

Enfin, le pipeline permet d’envoyer à Knowledge Plaza un e-mail, avec ou sans pièces jointes. Chaque élément (contenu de l’e-mail et/ou pièces jointes) se transformera automatiquement en tiles au sein de la Plaza.

Le contenu peut-être ajouté dans tous les espaces de travail, dans certains seulement, ou encore uniquement dans son espace personnel. Dans ce cas-là, il ne sera pas visible par les autres membres de la Plaza.

Se démarquant de l’organisation traditionnelle en dossiers et sous-dossiers, qui est généralement utilisée aussi bien pour le classement des favoris dans un navigateur que pour le rangement des fichiers sur un disque dur, Knowledge Plaza  propose de structurer l’information au moyens de tags (mots-clés). 
Rien de nouveau ? Pas tout à fait. 

Si les tags sont effectivement largement répandus dans toutes les sources d’information de type Web 2.0 (blogs, wikis, sites de news, sites de bookmarking social…), ils sont généralement librement choisis par l’utilisateur et dépourvus de tout contrôle, ce qui entraîne un manque de rigueur documentaire rendant les recherches par tags parfois hasardeuses. 

A contrario, les plans de classement construits a priori contraignent l’utilisateur à entrer dans une classification qui ne relève pas forcément de sa logique ou bien qui ne convient pas à tous les cas de figure.

La solution choisie par les concepteurs de Knowledge Plaza se situe à mi-chemin entre la folksonomie et la taxonomie et évite les inconvénients de l’une ou de l’autre. De quelle manière ? 

Tout d’abord, les tags sont regroupés en “facettes”, c’est-à-dire en catégories. 

Ces catégories ne sont pas prédéfinies mais sont créées par l’administrateur en fonction du contexte : Industrie/Secteur, Langue, Société, Personne, Lieu, Projet, Source, Technologie, Date, Domaine, Métier, Sous-thématique, Cible, Type d’information etc. sont autant d’exemples de facettes. 

Par ailleurs, l’administrateur peut définir une liste d’autorité de tags au sein d’une facette. Par exemple, il peut imposer que les tags qu’il est possible d’attribuer à une tile pour la catégorie Industrie/Secteur soient uniquement : Finance, Automobile, Santé, Tourisme. 

Il peut aussi définir une liste de suggestions de tags mais laisser la possibilité au contributeur d’en ajouter d’autres. Il peut enfin rendre obligatoire l’attribution de tags pour certaines catégories (Date, Société par exemple).

Une facette “Autre tags” existe toujours et autorise le contributeur à garder une certaine liberté dans sa manière de catégoriser l’information.

L’utilisation des tags permet de glisser une même information dans différentes catégories, sans avoir à la dupliquer comme on serait contraint de le faire dans une organisation traditionnelle.

Enfin, il est possible d’établir des relations de synonymie entre tags.

Partager

On le voit, ce type d’outil possède un premier avantage qui réside dans le fait de pouvoir organiser efficacement ses propres dossiers et sources d’information. Mais l’une des finalités principales d’une plateforme collaborative est évidemment le partage. Pour cela, Knowledge Plaza offre plusieurs fonctionnalités propres aux réseaux sociaux d’entreprise.

Tout d’abord, en dehors de son espace de travail personnel (My private workspace), la simple mise à disposition d’une information (tile) au sein d’un espace de travail permet à chacun des membres de cet espace d’en prendre connaissance. 

Ils peuvent ensuite la commenter, effectuer une notation (rating au moyen d’étoiles), et la relier à une autre tile. Cela constitue un premier degré de partage. 

Mais une tile peut être aussi constituée d’une véritable discussion lancée par un des membres. Cette discussion ressemblera un peu aux discussions qui sont visibles sur Facebook par commentaires interposés. Le premier contributeur lance un sujet auquel il donne un titre et auquel il attribue un ou plusieurs tags. Cette discussion constituera un élément d’information archivé et recherchable au sein de Knowledge Plaza. 

Enfin, l’outil propose également une fonction de wiki interne appelé Mosaïque. Elle permet à plusieurs membres de travailler collaborativement sur un projet en rassemblant au sein de cette mosaïque toutes les informations importantes, de rédiger collectivement, d’échanger etc.

Rechercher et découvrir

C’est probablement ici que la puissance de l’outil s’illustre le plus concrètement.
Les possibilités de recherche sont multiples et combinables.

• La recherche par tags
Elle s’effectue très simplement, en cliquant sur les tags disponibles au sein d’une Plaza et qui ont été attribués à chacun des tiles. Ils sont tous visibles en haut à droite de l’écran. Vous n’y verrez pas de nuages de mots-clés possédant une taille plus ou moins importante en fonction de sa fréquence d’utilisation. 

Les tags sont tous rangés dans les différentes catégories existantes. 

En cliquant sur deux tags ou plus appartenant à une même catégorie, le système de recherche les reliera par un OU, tandis que deux tags appartenant à des catégories différentes seront combinés par un ET.

• La recherche par moteur interne :
A cela s’ajoute un moteur de recherche interne très puissant (technologie Lucene), permettant de retrouver une tile par un ou plusieurs mots faisant partie de son titre, sa description, ses commentaires…

Mais ce n’est pas tout, car le moteur recherche également sur le contenu des pages web ou des fichiers qui ont été entrés dans Knowledge Plaza. 

Dans le cas de fichiers multimedia, il recherche sur les métadonnées. Enfin, tout contributeur d’un espace ayant interagi sur une information (qu’il l’ait ajoutée, commentée, notée…) ou tout contact ayant été “tagué” avec le ou les mots de recherche, fera partie des résultats car il peut constituer une personne-ressource sur une thématique. 

Inversement, on peut lancer une recherche uniquement sur les informations qui auront été ajoutées, commentées, taguées ou notées par un membre en particulier, qu’on aura identifié comme spécialiste d’un sujet.

On retrouve bien là l’esprit qui a sous-tendu la conception de cette plate-forme collaborative, et qui part d’un principe fondateur : People are key (les personnes sont la clé).

• Le métamoteur :
Tous les sites web référencés dans Knowledge Plaza et accessibles librement (sites de news, sites institutionnels…) peuvent être recherchés directement depuis Knowledge Plaza, sans avoir à se rendre dans le site lui-même. 

La technologie utilisée ici est celle de Google Custom Search. Très pratique, cette fonctionnalité a cependant les limites de Google CSO : elle ne rapatrie que les pages qui ont été indexées par le moteur Google. Une recherche directe sur le site web peut s’avérer plus exhaustive dans certains cas.

Toute cette gamme de fonctionnalités permet de retrouver l’information de façon très aisée, aussi bien celle que l’on a rangée soi-même que celle qui a été ajoutée par d’autres, et que l’on ne connaissait pas encore.

Par ailleurs, les membres d’un espace peuvent s’abonner par e-mail ou flux RSS pour être alerté, via un rapport d’activité, de toute nouvelle tile taguée avec tel mot, ou tout nouveau commentaire.

Plusieurs gammes de prix sont proposées allant de 35 à 700 € ou plus par mois. Les différentes formules correspondent d’une part au nombre d’utilisateurs, de tiles et de facettes utilisées, mais également au niveau de fonctionnalités et de services offerts. Par exemple, la formule “starter” à 35 € par mois, ne permet pas d’avoir accès au module “communities” ni de bénéficier des services d’accompagnement lors de l’implantation.

Au final, Knowledge Plaza est un outil collaboratif très séduisant, où la convivialité du Web 2.0 cohabite avec la rigueur documentaire. Il possède une architecture très ouverte, aussi bien en amont (plug-in avec d’autres outils tels que KB-Crawl, intégration de l’existant…) qu’en aval (plug-in vers Wordpress par exemple). 

Sa conception simple mais astucieuse en fait bien plus qu’un outil purement documentaire, car il invite à la créativité : les utilisateurs ne cessent de découvrir ou d’inventer de nouveaux usages quotidiens (suivi clients, traitement de candidatures pour un recrutement…), pour en faire un véritable outil de productivité transversal ou sein d’une entreprise.


Aurélie Vathonne
Publié dans le n°88 de Netsources (Septembre / Octobre 2010)

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