Trois outils pour bien commencer l'année

Nous présentons régulièrement dans Netsources des outils, généralement gratuits, susceptibles de faciliter les tâches quotidiennes des professionnels de l’infodoc, tant au niveau de la collecte de l’information, que de la sauvegarde des données ou encore de leur diffusion.

Nous avons choisi de présenter aujourd’hui trois outils très différents que nous avons testés et adoptés au cours de l’année 2011 : Dropbox pour le stockage et le partage de fichiers, Evernote pour faciliter la prise de notes et leur sauvegarde et IFTTT pour automatiser des tâches sur les différents services web que nous utilisons au quotidien.
DROPBOX.COM : POUR LE STOCKAGE ET LE PARTAGE DE DOCUMENTS

Dropbox est un service de stockage et de partage de documents créé en 2008 au Etats-Unis. Dans sa version gratuite, le service permet de sauvegarder jusqu’à 2 Go de données (limite que l’on peut légèrement augmenter dès lors que l’on parraine une ou plusieurs personnes).

Il existe également des versions payantes permettant de sauvegarder un volume plus important de données : 9,99 $ US/mois pour 50 Go, 19,99$ US/mois pour 150 Go et sur devis pour plus de stockage.

Avant de commencer à l’utiliser, il est nécessaire de créer un compte et de télécharger le logiciel sur le ou les postes sur lesquels on souhaite s’en servir.

Une fois installé, Dropbox est accessible depuis la barre des tâches en bas à droite de son écran.

Il suffit alors de cliquer sur «Ouvrir le dossier Dropbox» pour accéder à son contenu.

Dropbox fonctionne exactement comme n’importe quel dossier présent sur son ordinateur : on peut y créer des dossiers, des sous-dossiers et y copier, couper, coller n’importe quel type de document (texte, Excel, Word, html, PDF, photos, vidéos…).

La seule différence réside dans le fait que Dropbox effectue une copie des documents sur ses serveurs, ce qui les rend ensuite accessible en ligne sur son compte dropbox, depuis n’importe quel poste.

On notera tout de même que Dropbox contient par défaut un sous-dossier «Public» que l’on évitera d’utiliser, à moins de vouloir partager son contenu avec tous les internautes.

Tous les autres fichiers ajoutés à un autre emplacement du dossier Dropbox sont privés ou partagés avec un groupe de personnes, préalablement définies.

D’un point de vue strictement personnel, Dropbox permet donc de sauvegarder en quelques clics certains documents importants et d’y accéder à distance.

Dropbox peut également s’avérer très utile lorsque l’on souhaite partager des documents avec une ou plusieurs personnes. Il suffit pour cela de créer des dossiers partagés et d’inviter ces personnes à s’inscrire sur Dropbox.

             
Cette fois-ci, on cliquera sur l’icône de la barre des tâches et l’on choisira «Accéder au site web Dropbox». Une fois sur le site, on se rendra sur l’onglet «Partage» puis on cliquera sur «Partager un dossier».

On peut alors créer un nouveau dossier et le partager avec une sélection de personnes ou partager un dossier déjà existant.

Il suffit ensuite d’entrer les adresses mails des personnes pouvant accéder à ce dossier.

A chaque fois qu’un des membres de ce groupe effectuera une action (ajout, modification, suppression de documents), les autres verront s’afficher sur leur écran un pop-up leur indiquant les nouveautés.

Il convient de préciser que lorsqu’un membre du groupe supprime un document, le document en question disparaît définitivement et aucun membre ne peut plus y avoir accès ; une sauvegarde régulière des documents partagés – dans un autre dossier sur Dropbox ou sur son ordinateur – s’avère donc indispensable.

On notera qu’OVH, une société française spécialisée dans l’hébergement de sites web, vient tout juste de lancer le service Hubic, qui présente de nombreuses similitudes avec Dropbox.

Hubic propose plusieurs offres de stockage de données, dont une gratuite permettant de sauvegarder jusqu’à 25 Go de données – soit plus de 10 fois plus que Dropbox –.

Le service fonctionne par simple glisser-déposer des documents et accepte tous les formats. Pour le moment, Hubic offre un hébergement simple, mais il sera bientôt possible de partager des dossiers avec d’autres personnes, de les synchroniser entre différents appareils et d'y accéder directement en ligne.

A suivre donc !

EVERNOTE.COM : LE GESTIONNAIRE DE NOTES NOUVELLE GENERATION

Lancé en 2008, Evernote compte aujourd’hui plus de onze millions d’utilisateurs dans le monde et permet de capturer facilement n’importe quel type d’information (note manuscrite, image, page web, note audio…) et de la retrouver sur la majorité des supports actuels (PC, Mac, téléphone, tablettes…).

Il est disponible dans plusieurs langues, dont le français, et il existe une version gratuite et une version premium, à 5$/mois, qui offre notamment plus de stockage.

Dans la version gratuite, chaque utilisateur peut ajouter jusqu’à 60 Mo de données par mois.

Mais avant de l’utiliser pleinement, il convient de se créer un compte, de télécharger l’application desktop sur son ordinateur (pas obligatoire mais fortement conseillé) et/ou d’ajouter le plugin «Web Clipper» à son navigateur.

Nous détaillerons ici les fonctionnalités telles qu’elles se présentent sur l’application desktop Evernote pour Windows ; les fonctions offertes sur les plateformes web, iPhone, Blackberry, iPad, Mac… sont sensiblement les mêmes, mais pas forcément situées au même endroit.

Une fois installé sur son PC, Evernote est accessible depuis la barre des tâches en bas à droite de l’écran. Un simple clic permet d’ouvrir l’interface, qui se synchronise par défaut toutes les 30 minutes avec l’interface web.

- Ajouter des notes

Pour créer une nouvelle note, rien de plus simple : il suffit de cliquer sur «Nouvelle note» en haut de l’interface, d’entrer le titre de la note, le carnet de notes dans lequel on souhaite l’enregistrer (par défaut, il n’y en a qu’un mais on peut en créer autant que l’on veut), le nom de l’auteur, une URL externe, une étiquette (c’est-à-dire un mot-clé) et le contenu.  L’éditeur de texte est assez classique et il est possible de choisir la police, sa taille, sa couleur, en gras, italique… mais aussi d’ajouter une pièce jointe. On peut également choisir de créer une note manuscrite, une note audio ou une note webcam.

Plutôt que de créer manuellement des notes, on peut sauvegarder directement du contenu web depuis son navigateur. Pour cela, il faut avoir précédemment installé le module «Web Clipper», qui s’ajoute dans la barre d’outils du navigateur. On peut alors sauvegarder dans Evernote une page complète, un extrait, une image ou bien l’URL de la page d’un seul clic.

On peut également envoyer ou transférer un mail directement vers Evernote à l’adresse indiquée dans la rubrique «Outils», puis «Informations du compte». Chaque mail envoyé est alors ajouté comme une nouvelle note par Evernote.

- Créer différents carnets de notes et ajouter des étiquettes

On dispose de deux possibilités pour gérer et mettre un peu d’ordre parmi ses notes  : d’une part, créer plusieurs carnets de notes (équivalent de dossiers) et d’autre part ajouter des étiquettes (c’est-à-dire des «tags» ou mots-clés).

Dans le premier cas, on effectuera un clic droit dans la colonne de gauche sur «Carnet de notes» puis on choisira «Créer un carnet de notes».

Pour ce qui est des étiquettes, on pourra les ajouter et les créer au moment de la création de la note dans l’espace réservé à cet effet. On les retrouve ensuite dans la colonne de gauche, dans la rubrique du même nom ; en cliquant sur un tag, on ne visualise alors que les notes portant cette étiquette. Et chose intéressante, on peut cliquer sur plusieurs tags en même temps et ainsi voir les notes combinant ces différents critères.

Pour retrouver du contenu, on dispose enfin d’un moteur de recherche interne portant sur le texte intégral des notes.

- Partager du contenu avec un groupe de personne

Evernote a également des fonctionnalités de partage et offre notamment la possibilité de partager un ou plusieurs carnets de notes avec une ou plusieurs personnes.

Pour ce faire, il faut se rendre dans l’onglet «Partagés » de la colonne de gauche et choisir «Gestion des partages».

A côté de chaque carnet de notes, se trouve l’option «Partager», qui va permettre d’entrer les emails des personnes qui pourront accéder à ce carnet ; ces personnes pourront seulement consulter le contenu du carnet, sans pouvoir y apporter la moindre modification, cette fonctionnalité étant en effet réservée aux comptes premium.

IF THIS THEN THAT (IFTTT.COM) : UN VERITABLE COUTEAU SUISSE

Derrière un nom un peu énigmatique, If This Then That (IFTTT en abrégé) est en réalité un outil étonnant et très utile, que Silvère Mercier nous a fait découvrir sur son blog Bibliobsession.net.

IFTTT permet d’automatiser des tâches entre plusieurs services web (Twitter, Facebook, Diigo…), qui sont difficilement interopérables en temps normal – à moins de combiner plusieurs petits outils différents –.

Et le concept tient dans une seule phrase impliquant une relation de cause à effet : «If This Then That », autrement dit : «Si un événement particulier intervient sur un outil A, alors telle action s’applique sur l’outil B».

Par exemple : Si je change ma photo de profil sur Facebook, alors faire en sorte qu’IFTTT la change automatiquement sur mon compte Twitter.

Autre exemple : Si je reçois un email avec une pièce jointe, alors faire en sorte qu’IFTTT l’ajoute automatiquement dans Dropbox…

Et les possibilités sont multiples car IFTTT est connecté à 39 services différents, appelés «channels», dont les plus connus sont Delicous, Dropbox, Diigo, Evernote, Facebook, Facebook Pages, Flickr, Gmail, Google Calendar, Google Reader, LinkedIn, Twitter, Wordpress ou encore YouTube. Notons qu’il est également possible d’automatiser des actions à partir de sa boîte mail ou de n’importe quel flux RSS.

Une fois sur le site http://ifttt.com, la création d’un compte est obligatoire.

On arrive alors sur son Dashboard, où l’on va pouvoir créer autant de tâches que souhaitées.

Par défaut, seules certaines channels sont activées, mais on peut en sélectionner d’autres en cliquant sur «Get more Channels».

A chaque ajout, IFTTT va requérir une autorisation pour pouvoir se connecter avec nos identifiants et mots de passe au service sélectionné.

On peut ensuite cliquer sur «Create a Task» et se lancer dans la création d’une tâche : on clique d’abord sur «This» pour déterminer la cause de l’action, puis sur l’une des channels ; on choisit ensuite un élément déclencheur parmi la liste disponible (par exemple, si je choisis la channel Diigo, je peux choisir comme élément déclencheur «n’importe quel bookmark public» ou «bookmarks publics tagués avec tel mot-clé»).

Dans un deuxième temps, on définit l’action à mettre en place en appuyant sur «That», en choisissant la channel de destination, puis en choisissant l’effet souhaité parmi la liste proposée, et l’on valide par «Create Action».

 Voici quelques exemples de tâches pouvant être réalisées :

- ajouter une note dans Evernote à chaque fois qu’un élément est marqué d’une étoile dans Google Reader ;

- faire une sauvegarde de chaque photo ajoutée sur Facebook dans un dossier spécifique de Dropbox ;

- recevoir un mail à chaque fois que la météo prévoit de la pluie ;

- archiver automatiquement ses tweets dans Evernote ;

- programmer l’envoi d’un tweet ;

- envoyer le contenu d’un flux RSS dans Google Calendar ;

- sauvegarder automatiquement certains mails dans Evernote ;

etc.

Les possibilités ne sont malheureusement pas infinies : pour chaque outil, nous sommes limités aussi bien au niveau des causes que des effets.

Par exemple, si je choisis Diigo comme cause (1er élément), seuls deux choix s’offrent à moi : appliquer une action lorsque j’ajoute n’importe quel bookmark public ou bien lorsque j’ajoute un bookmark public avec un tag particulier.

Impossible donc d’appliquer la moindre action à un bookmark privé ou partagé au sein d’un groupe. 

Si je choisis Diigo comme effet (2ème élément), j’ai alors le choix entre «ajouter un bookmark public» ou «ajouter un bookmark privé».

On peut connaître les différentes possibilités offertes par chaque channel en se rendant sur la page http://ifttt.com/channels puis en cliquant sur le service de son choix.

On accède alors à une fiche détaillée présentant les éléments déclencheurs disponibles (Triggers), ainsi que les actions possibles (Actions).

Dans un billet intitulé «If this then that : le chaînon manquant de mon ecosystème informationnel», Silvère Mercier décrit en détail son utilisation de l’outil, qu’il qualifie de «véritable jeu de Lego» et présente quelques tâches qu’il a mises en place.?

On citera notamment le fait d’ajouter des éléments de Google Reader ou de Twitter dans Evernote ou encore le fait d’envoyer directement dans une page Facebook un flux RSS en provenance de Yahoo Pipes, qui filtre en amont les commentaires qu’il a ajouté à Google Reader.

On conseillera la lecture de ce billet à tous ceux qui souhaitent découvrir ITTT...

http://goo.gl/TZnlr



Carole Tisserand-Barthole
Publié dans le n° 95 de Netsources (Novembre-Décembre 2011)

Aucun commentaire:

Enregistrer un commentaire