Le Knowledge Plaza nouveau est arrivé !

Après cinq années d’expériences et un positionnement renforcé sur le marché des outils de gestion de contenus, Knowledge Plaza vient de lancer sa V3 et a réuni en avant-première une centaine de personnes lors d’un petit-déjeuner à Paris le 10 octobre dernier, avant le lancement officiel à Bruxelles le 25 octobre.
   
Knowledge Plaza, qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un outil qui relève à la fois du bookmarking social, du RSE (Réseau social d’entreprise), de la plateforme de gestion documentaire au sens plus classique du terme et de la plateforme de diffusion (voir Netsources n°88).

Développé par Whatever, une jeune société basée en Belgique, la première version a vu le jour en 2009.

Une plateforme ou « Plaza » se divise en plusieurs espaces de travail, correspondant par exemple à des communautés de projet, ou encore à différents services au sein d’une entreprise. Les utilisateurs d’une plaza se voient attribuer l’accès à un ou plusieurs espaces, avec des droits qui peuvent aller de simple invité à administrateur, en passant par membre ou animateur.

A chaque rôle correspond plus ou moins de droits (droit de lecture, droit de commenter, droit d’ajouter de l’information, droit d’administrer, etc.).

SAUVEGARDER

Tout type de document peut être ajouté à la plateforme : site web, page web, référence bibliographique, documents de tout format (word, pdf, tableurs, images, vidéos…), mais aussi contact complet ou encore contenu d’un e-mail, voire discussion électronique entre plusieurs membres d’un espace de travail. Chaque élément ajouté à Knowledge Plaza constitue une pièce d’information, une tuile, ou plutôt un «tile», véritable unité de mesure du système.

L’ajout des tiles peut s’effectuer de trois façons différentes : directement depuis la plateforme, au moyen d’un bookmarklet (très pratique pour ajouter notamment des informations issues du Web en un seul clic) ou encore via un pipeline, c'est-à-dire en envoyant un e-mail à une adresse spécifique.

Dans la plateforme, la fonction « Ajouter un tile » invite l’utilisateur à choisir le type d’information ajouté (page web, contact, document, référence bibliographique…), puis à entrer manuellement tous les détails nécessaires à la description de ce tile (titre, URL, résumé pour une ressource issue du Web… ou encore nom, prénom, fonction, coordonnées… pour un contact).

Le bookmarklet a pour but de faciliter l’ajout de contenu directement depuis son navigateur. Comme pour tous les outils de bookmarking social, un raccourci dans la barre personnelle du navigateur permet d’enregistrer très facilement les coordonnées d’une page web et son contenu. Ainsi, il devient aussi simple d’ajouter une page web dans Knowledge Plaza que dans ses favoris personnels.

Enfin, le pipeline permet d’envoyer à Knowledge Plaza un e-mail au moyen d’une adresse spécifique. Chaque élément (contenu de l’e-mail et/ou les pièces jointes) se transformera en tile au sein de la Plaza.

ORGANISER

Les pièces d’information ajoutées vont être rangées dans un des espaces de travail étanches, puis décrites au moyen de tags. Le tagging est assez évolué dans Knowledge Plaza, puisqu’il se situe à mi-chemin entre folksonomie et taxonomie. Délaissant la catégorisation hiérarchique trop rigide d’un thesaurus, sans pour autant laisser carte blanche aux utilisateurs pour créer leurs propres tags sans contrôle,

Knowledge Plaza propose un système hybride ou les tags sont rassemblés et structurés en familles, appelées ici facettes ou catégories.

L’administrateur de la plateforme peut rendre l’attribution de tags obligatoire dans certains espaces et définir des listes de tags ouvertes ou fermées. Lors de l’attribution des tags, l’utilisateur pourra aussi se laisser guider par les suggestions dynamiques de tags, qui sont faites sur la base de tags appliqués sur des sources similaires existantes.

L’utilisation des tags permet de glisser une même information dans différentes catégories, sans avoir à la dupliquer, comme on serait contraint de le faire dans une organisation traditionnelle. Une catégorie «autres tags» existe toujours et autorise le contributeur à garder une certaine liberté dans sa manière de catégoriser l’information.

COLLABORER

L’ajout d’une information au sein d’un espace de travail va permettre à chacun des membres de cet espace d’en prendre connaissance. En fonction des droits qui leur sont attribués, ils peuvent ensuite la commenter, la relier à un autre tile. Cela constitue un premier niveau de partage.

Mais un tile peut être aussi constitué d’une véritable discussion lancée par un des membres. Le premier contributeur lance un sujet auquel il donne un titre et auquel il attribue un ou plusieurs tags. Cette discussion constituera un élément d’information archivé et recherchable au sein de Knowledge Plaza.

Enfin, l’outil propose également de rassembler différents tiles au sein de collections (nouveauté de la V3).

RECHERCHER

Les possibilités de recherche au sein de la Plaza sont multiples et combinables.

La recherche par tags s’effectue très simplement en cliquant sur les tags disponibles au sein d’un espace et qui ont été attribués à chaque tile. Ils sont tous visibles en haut à droite de l’écran, rangés dans leurs différentes catégories (par exemple : langue, type de source, thématique…). Ce mode de tagging évolué et collaboratif multiplie les chemins d’accès à l’information, et apporte plus de flexibilité et d’efficacité dans la recherche. En cliquant sur deux tags ou plus appartenant à une même catégorie, le système de recherche les reliera par l’opérateur booléen OU, tandis que deux tags appartenant à des catégories différentes seront combinés par un ET.

Par ailleurs, un moteur de recherche en texte intégral permet de retrouver un tile par un ou plusieurs mots faisant partie de son titre, sa description, ses commentaires.

Le contenu des discussions est également recherchable. La requête peut être limitée à un champ particulier ou par date.

Knowledge Plaza permet également de localiser des expertises et d’identifier des profils spécifiques.

Enfin, il est possible de sauvegarder une recherche par tags et d’être alerté régulièrement des nouveaux ajouts effectués dans la plateforme correspon-dant à ces critères.

SUIVRE

Il est aussi possible de créer des flux RSS, des notifications par e-mail ou des newsletters périodiques pour tous les éléments ajoutés par une personne, ou ajoutés dans un espace particulier.

DIFFUSER

Les informations entrées dans la plateforme peuvent être exportées sur PDF, au moyen de plugins spécifiques.

Knowledge Plaza permet enfin de diffuser du contenu validé au sein d’une communauté de lecture.

Les destinataires du flux d’information ont alors accès à une interface simplifiée de la plateforme, leur permettant de prendre connaissance de l’information et éventuellement de la commenter. Ils peuvent aussi y effectuer des recherches par tags ou en texte intégral.

QUOI DE NEUF DANS LA VERSION ?

La version 3 de Knowledge Plaza est le résultat d’une refonte à la fois ergonomique et technologique. Les concepteurs la considèrent presque comme une version zéro, puisqu’il s’agit à leurs yeux d’une refonte complète, d’un nouveau départ pour cet outil qui a connu déjà un beau succès sur le marché français depuis son lancement.

L’ergonomie a été considérablement simplifiée puisque les trois onglets que l’on voyait à l’arrivée sur la plateforme (Tableau de Bord, Plaza et Web) sont remplacés par un seul et même écran. L’accès aux espaces et au contenu des différents espaces se fait de manière beaucoup plus intuitive et visuelle que dans l’ancienne version. De nombreuses icônes ont remplacé le texte pour l’accès aux fonctionnalités.

L’accent est mis sur les contenus et les connaissances, autour desquels les membres d’un espace peuvent collaborer et discuter.

Il existe plusieurs points d’entrée à ces contenus :

• le flux d’activité : en arrivant sur la plateforme, l’utilisateur voit dans son fil d’actu les derniers contenus ajoutés par les membres du ou des espaces de travail auxquels il appartient, par les membres qu’il suit, ou par lui-même. Une colonne à droite lui donne un accès rapide aux derniers tiles qu’il a utilisés et aux dernières recherches qu’il a effectuées au sein de la plateforme ;

• le moteur de recherche en texte intégral et la recherche par tags structurés en famille ;

• les espaces : ils existaient déjà, mais la nouveauté dans cette nouvelle version est la notion de meta-espaces ou d’ « espaces intelligents », qui viennent remplacer les anciennes communautés. Un espace appartient à un administrateur et est un peu comme un sous-ensemble du réseau social, qu’il éditorialise en fonction des informations qu’il souhaite mettre en avant.

Structurée par onglets (smart tabs), un peu comme dans Netvibes, l’espace présente l’information de façon contextualisée et hiérarchisée.

Le confort de l’utilisateur n’a pas été oublié puisque désormais, les documents ajoutés dans Knowledge Plaza – que ce soit des vidéos ou des documents PDF –, sont «embarquables» et donc visibles directement dans la plateforme, sans avoir besoin de cliquer sur un lien pour y accéder. L’accès facilité aux vidéos notamment, en fait un peu un « YouTube de l’entreprise ».

Le souci de simplification se remarque aussi dans la suppression de l’étape de validation : dans l’ancienne version, un clic sur «Publier» ou «Revu» était nécessaire pour valider définitivement l’ajout d’une information dans Knowledge Plaza, ce qui n’est plus le cas aujourd’hui. Parallèlement, les droits d’accès et niveaux de visibilité d’une information ont été considérablement simplifiés.

Ils peuvent se faire directement depuis le tile ou bien au niveau des paramètres d’un espace.

De nombreux clients de Knowledge Plaza utilisaient les anciennes «mosaïques» (mini-wikis) pour agréger différents documents entre eux et rassembler différents tiles en un même endroit.

Cet usage émergent qui n’était pas le but principal des mosaïques au départ (conçues plutôt pour collaborer ou co-rédiger), a été entendu par les concepteurs de logiciel, et la version 3 voit naître un nouveau type de tile appelé «Collection».

Une collection est donc, comme son nom l’indique, un ensemble d’informations (documents, pages web, contacts …) agrégées par un membre autour d’un thème ou d’un projet.

Cette collection va fonctionner un peu comme un espace : il est possible d’y adjoindre une introduction plus ou moins longue et la présentation, très visuelle, peut faire l’objet de nombreuses personnalisations.

La création d’une collection est rendue très conviviale par le simple glisser-déposer et l’ajout de blocs de texte. Mais les fonctionnalités attribuées aux collections vont encore beaucoup évoluer au cours des mois qui viennent.

Il est prévu également l’ajout d’une chat-room (messagerie instantanée), dont le contenu ne sera pas indexé, mais où la conclusion de la discussion pourra être finalisée dans un document ajouté à la plateforme.

Le passage à la version 3 a été prévu tout en douceur, puisqu’il se fait progressive-ment et par lots de clients existants. Les clients qui activent la nouvelle version ont d’ailleurs toujours la possibilité de revenir pour le moment à la version précédente, comme avec un simple bouton ON-OFF.

Au final, cette nouvelle version de KP 3 s’oriente davantage vers la couche sociale de l’outil où, comme on le voit, l’accent est résolument tourné vers l’aspect collaboratif.

POUR EN SAVOIR PLUS : 
http://blog.knowledgeplaza.net



Aurélie Vathonne
Publié dans le n° 100 de Netsources (Septembre-Octobre 2012)

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