Les premiers outils de veille ont obligé l’utilisateur à faire preuve de sélection critique ou du moins de sélection tout court. C’était lui qui identifiait les sources et les intégrait dans son outil de veille.
Puis, progressivement, les outils de veille ont proposé des corpus préintégrés avec toujours plus de sources, la palme revenant à celui qui en aurait le plus, toujours plus diverses et variées (sites, blogs, réseaux sociaux, images, podcasts, etc.). Le nombre de sources intégrées par défaut à la plateforme, qui pouvait se compter en milliers, voire par millions, était souvent la première information qu’on voyait en arrivant sur le site Web des différents éditeurs.
Par la suite, un peu à l’image de Google qui a arrêté de communiquer sur la taille de son index, les éditeurs de veille ont aussi arrêté de communiquer la taille de leur corpus et l’ont reléguée plus bas sur leur site Web, quand ils ne l’ont tout simplement pas retirée. Les seuls qui insistent encore beaucoup sont les plateformes qui proposent de la veille média (pour les relations presse ou les services communication) ou e-réputation.
Parce que, dans la majorité des cas, faire de la veille ne signifie pas surveiller le plus de sources possibles, mais surveiller les meilleures sources par rapport à son sujet. Et c'est complètement différent.
Dans quelques situations, la quête d’exhaustivité continue d’avoir un sens. C’est par exemple le cas de la veille e-réputation ou de la veille média pratiquée pour les marques, bien que l’objectif reste inatteignable dans les faits.
Même en faisant preuve d’« ignorance critique » et en ne sélectionnant que des sources pertinentes pour son sujet, on a vite fait d’avoir trop d’informations pertinentes et trop de sources. Même au milieu du non-bruit, il faut donc réussir à faire un choix. Il va falloir faire preuve d’« hypersélectivité » des sources en séparant les sources en plusieurs catégories qui n’auront pas droit au même traitement.
Les sources à mettre « en veilleuse »
Rappelons que la définition de « en veilleuse » est la suivante : « Cesser temporairement toute activité d’exploitation d’un bien en le préservant pour usage futur. ». Et c’est exactement ce qu’il va s’agir de faire avec des sources qui répondent bien au critère de pertinence, mais qui ont moins de valeur ajoutée que d’autres sources.
Comment déterminer quelles sources mettre « en veilleuse » ?
Déterminer si une source doit être au cœur du processus de veille ou au second plan n’est pas toujours simple.
Dans la majorité des cas, cela ne peut se faire qu’après quelques semaines ou mois à côtoyer cette source ou ce type de sources. Il faut lui laisser le temps de faire ses preuves dans son processus de veille. Cela n’intervient pas lors de la mise en place de la veille ou lors de l’ajout d’une nouvelle source, mais lors de chaque phase de révision. Le sourcing initial d’une veille sera donc par définition plus large que lorsque la veille fonctionnera à un rythme de croisière.
Car il faut du recul pour savoir ce que cette source nous a apporté et sa valeur ajoutée par rapport à d’autres sources.
Il n’existe pas une unique méthode rigide pour déterminer si une source mérite ou non de rester au cœur du processus de veille. Il va y avoir des critères communs pour tous les veilleurs et d’autres beaucoup plus subjectifs.
D’expérience, on sait qu’il existe des sources qui ont naturellement tendance à passer rapidement au second plan :
- Celles qui génèrent un gros volume d’informations à traiter pour au final peu d’informations sélectionnées et pour lesquelles il n’existe aucun moyen de filtrer ;
- Celles qui sont techniquement très difficiles, voire impossibles à mettre en veille de manière automatique ;
- Celles qui combinent les deux précédents critères. Ces sources peuvent généralement être basculées dans les sources « en veilleuse » dès la phase de sourcing ;
- Celles qui nous interpellent, mais qui n’ont aucune utilité pour nos veilles à l’heure actuelle même si on a le sentiment qu’elles pourraient jouer un rôle un jour, etc.
Il y a ensuite les critères beaucoup plus subjectifs :
- Ceux liés à l’investissement que l’on peut mettre dans cette veille, en fonction de l’importance de la veille pour son client ou son organisation, du temps qui est alloué, du budget dont on dispose, etc. Le choix de mettre ou non une source « en veilleuse » ne sera pas le même selon que la veille est extrêmement stratégique ou bien s’il s’agit juste de regarder de loin un thème émergent.
- Ceux liés aux ROI des sources dans son processus de veille : combien d’actualités retrouvées nulle part ailleurs, ratio d’informations sélectionnées/volume d’informations reçues, etc.
Ce sont malgré tout des sources qui gardent une importance dans le processus de veille, car il peut s’y trouver des contenus intéressants et pertinents en lien avec notre thématique, mais qu’on ne peut humainement pas gérer quotidiennement ou à fréquence régulière.
Il ne faut plus les voir comme des sources permettant de détecter quelque chose de nouveau, mais comme des lieux d’approfondissement d’un sujet. Les sources de veille de premierplan vont permettre de détecter des informations, des tendances, des actualités, de nouveaux acteurs, etc. Ces sources de second plan ne serviront que dans un deuxième temps à approfondir le sujet pour voir si elles en ont aussi parlé.
Exploiter autrement les sources « mises en veilleuse » ?
Les sources « en veilleuse » vont sortir du cadre stricto sensu de la veille et entrer dans le monde de la recherche d’information (voir notre encadré sur le glissement de la veille à la recherche d’information). Car pour les exploiter, il va falloir se constituer un corpus de sources « en veilleuse » et se créer des bases de données et des outils de recherche personnalisés. Mais comment s’y prendre ?
De la veille à la recherche d’informations, il n’y a qu’un pas !
Ce phénomène de glissement des sources de veille vers la recherche d’information est intéressant, car il y a toujours eu une perméabilité et une confusion entre la veille et la recherche d’information. Sémantiquement parlant, la recherche d’informations s’intéresse au passé (ancien ou très récent) et est ponctuelle. La veille s’intéresse au présent et au futur et se réalise à fréquence fixe. Mais il n’est pas rare d’entendre le mot veille utilisé pour parler de recherche et d’investigations ponctuelles. C’est alors un abus de langage plus qu’une réalité de terrain. Il y a encore quelques jours, nous avons vu passer une publication LinkedIn parlant de « veille ponctuelle ».
Pour autant, la recherche d’information a toujours eu un rôle à jouer dans le processus de veille, notamment dans la phase de sourcing. Chercher des sources pertinentes passe nécessairement par des recherches d’informations.
Mais aujourd’hui, la recherche d’information investit encore plus la veille et vient donner une place aux sources qu’il faut mettre « en veilleuse ».
L’idéal serait bien sûr d’avoir un seul outil de recherche permettant d’interroger toutes ses sources « en veilleuse ». Dans la réalité, c’est rarement possible techniquement. On va donc souvent avoir un outil principal avec toutes les sources qui le permettent et plusieurs petits outils qui gravitent autour pour les sources ne rentrant pas dans le moule.
L’outil de recherche principal, c’est généralement son outil de veille (une plateforme de veille ou un lecteur RSS type Inoreader ou Feedly). Ils deviennent alors des moteurs de recherche personnalisés.
- On sépare les sources « en veilleuse » des autres et on élimine tout le côté régulier : les notifications, les alertes, etc. Ces sources sont en veilleuse et ne doivent donc pas interférer avec les autres.
- On pourra créer un ou plusieurs dossiers entièrement dédiés à ses sources, recréer la même structure que les autres dossiers de veille, etc.
- On vérifie bien que l’outil de veille qu’on utilise conserve bien toute l’antériorité des contenus publiés depuis la date d’intégration de la source (voire même avant). Si l’outil ne conserve que quelques mois, cela n’a alors plus beaucoup d’intérêt.
À titre d’exemple, Feedly et Inoreader conservent bien toute l’antériorité et permettent de lancer des recherches dignes de ce nom sur des dossiers ou sources précises avec différents opérateurs possibles. Les résultats peuvent ensuite être classés par date ou pertinence, ce qui permet en plus de sortir des flux algorithmiques et de voir véritablement tout ce qui se rapporte à un mot-clé. Au lieu de se créer un corpus de veille, on se crée finalement un corpus de recherche.
Pour les sources qui résistent aux flux RSS ou aux fonctionnalités de surveillance de pages, il existe plusieurs possibilités qu’on pourra combiner :
- Pour les sites, blog, on pourra créer un moteur Google CSE ;
- Pour les réseaux sociaux qui ont de plus en plus de mal à être gérés par les outils de veille, on pourra se créer un compte spécifique pour suivre les comptes/sources « en veilleuse » ou les mettre dans des listes (quand l’outil le permet). On interrogera ensuite le moteur interne du site avec les mots-clés qui nous intéressent et en ciblant spécifiquement les comptes que l’on suit ou les listes que l’on a créées pour l’investigation/recherche.
Et pourquoi pas non plus explorer la création d’un GPT personnalisé sur ChatGPT (disponible uniquement dans la version payante), nouvelle fonctionnalité qui permet de créer ses propres chatbots IA entraînés sur un corpus personnalisé.