Un outil très simple d’utilisation, alimenté par des experts
Comme la solution de veille a été conçue dès le départ pour des non professionnels de la veille, et par des professionnels de la formation, il a le grand avantage d’être très simple à comprendre et à utiliser.
La page d’accueil propose un onglet « Toute la veille » où se trouvent des informations qualifiées ; des articles de presse, vidéos, podcasts, moocs, événements, webinars ou tutoriels sont présélectionnés quotidiennement parmi plus de 300 sources par l’équipe d’experts de la société Veilleformation, et apparaissent sous forme de pavés rectangles (Cf. Figure 1 : Flux d’information qualifié proposé dans Veilleformation), une présentation qui rappelle des modes de visualisation existant chez Padlet ou Inoreader.
Figure 1 : Flux d’information qualifié proposé dans Veilleformation
L’important à retenir ici est qu’il ne s’agit pas de flux automatiques, mais d’informations humainement choisies pour leur intérêt dans le secteur de la formation, dans des formats multiples. Cette qualification experte de l’information se retrouve d’ailleurs via d’autres éléments :
- Tout d’abord via les mots-clés qui sont associés manuellement en amont à chaque information, pour en décrire le contenu ;
- Dans l’indication « recommandé par nos experts » ensuite, une indication apposée sur certaines informations, signalant alors des ressources particulièrement à valeur ajoutée ;
- Dans les décryptages enfin (rubrique « À la Une »), des billets rédigés spécifiquement par les experts pour faire le point sur un sujet majeur.
L’utilisateur a la possibilité de filtrer ce contenu par les catégories correspondant aux indicateurs (veille légale et réglementaire ; compétences et emploi ; innovations ; handicap) ou bien par les mots-clés de son choix, saisis au sein d’un moteur interne. Il peut ensuite effectuer une sélection personnelle d’informations grâce au bouton « ajouter à ma veille », qui se retrouvera dans l’onglet « Ma sélection » (Cf. Figure 2 : Sélection de contenu personnalisé par l’utilisateur de Veilleformation).
Figure 2 : Sélection de contenu personnalisé par l’utilisateur de Veilleformation
Un outil tourné vers l’acte décisionnel
Le principal aspect innovant de cet outil de veille réside à nos yeux dans le fait qu’il intègre une dimension inhérente à l’activité de veille, et qui lui donne sa raison d’être : celle de servir une action. Rappelons en effet que la satisfaction aux critères Qualiopi 23 à 26, repose sur la capacité prouvée par l’organisme de formation à réaliser une veille sur différents sujets liés à la formation, mais également à l’exploiter ; autrement dit, il doit pouvoir démontrer le lien entre une information sélectionnée et son impact en termes de décision.
L’outil veilleformation.com offre plusieurs fonctionnalités qui vont permettre de gérer cet aspect et d’en réaliser le suivi.
La première se situe au niveau de chaque information. Il est tout d’abord possible de marquer l’information comme : lue, à lire, à diffuser, à étudier pour action, à conserver, à l’aide d’un menu déroulant. Ensuite, une zone spécifique « Action à mener » permet d’annoter librement l’information pour décrire ce qui doit être réalisé.
La deuxième réside dans le module « Plan d’action et d’exploitation » (PADEX), qui constitue un véritable outil de gestion et de suivi pour l’exploitation de la veille. Pour chaque information ajoutée au PADEX, étape qui peut d’ailleurs s’effectuer à différents points d’entrée de l’outil, figurent dans un tableau toutes ses références (titre, source, date…), ainsi que l’action à mener (rédigée librement) et surtout le statut de l’action à choisir au sein d’un menu déroulant : à étudier, à effectuer, en cours, archivée, réalisée, abandonnée.
Ce type de module qui n’existe pas, à notre connaissance, dans des outils de veille plus généralistes, permet donc de suivre et de garder une trace des actions menées et constitue une véritable valeur ajoutée. Le PADEX peut être imprimé ou exporté aux formats PDF ou Excel.
Un outil personnalisable
L’un des derniers atouts de Veilleformation et qu’il est personnalisable de plusieurs manières. On peut tout d’abord ajouter à la plateforme son propre contenu externe. L’élément ajouté (qu’il s’agisse d’un article de presse, d’une vidéo, d’un fichier…) apparaîtra alors dans la rubrique « Ma sélection » et pourra être ajouté au Padex au même titre que les autres contenus.
Pour l’ensemble des contenus mis à disposition, l’utilisateur a également la possibilité de créer ses propres catégories et aussi ses propres mots-clés descriptifs. Pour chaque information, il dispose d’un bloc de notes personnelles qui lui permettent d’enrichir le contenu de façon entièrement personnalisée.
Il existe enfin un outil de création de Newsletters, intégré dans l’outil, très facile à utiliser, et qui rappelle des outils bien connus comme MailChimp. À partir d’une sélection d’information, un template est créé automatiquement qui est lui aussi entièrement personnalisable (Titre de la newsletter, sous-titre, texte d’introduction, couleur, footer, modification du texte des résumés…).
Veilleformation se positionne donc comme une solution tout-en-un. À ce titre il s’agit davantage d’un service de veille que d’un outil de veille au sens classique du terme. Il permet aux organismes de formation de réaliser, diffuser et exploiter très facilement la veille sur le secteur de la formation, à partir d’un contenu déjà qualifié par des experts qui leur est apporté d’emblée sans qu’ils n’aient ni à rechercher des sources ni à paramétrer l’outil.
Si cette solution a été créée spécifiquement pour répondre à un besoin nouveau particulier, il nous semble apporter plus globalement une dimension nouvelle aux outils de veille en créant explicitement un lien entre l’information et l’action. Sa structure technique, qui est issue d’un développement propriétaire, pourrait potentiellement être utilisée plus largement pour répondre à des besoins de veille dans d’autres domaines, même si cette voie de développement n’est pas encore explorée.
Pour en savoir plus : https://www.veilleformation.com/