La veille sur les appels d’offres de A à Z

Dans quels cas un appel d’offres est-il obligatoire ?

1 - Les acheteurs publics

Les acheteurs publics (organismes publics comme l’Etat, collectivités territoriales, etc.) ont l’obligation de passer par des appels d’offres au-delà de certains seuils. Ces seuils varient selon qu’il s’agit de fournitures, services ou travaux (cf. Figure 1. Seuils de procédure formalisée).

Figure 1. Seuils de procédure formalisée - source : BOAMP (Bulletin officiel des annonces de marché public)

2 - Les acheteurs privés

Les acheteurs privés, c’est-à-dire les entreprises privées, n’ont aucune obligation de passer par des appels d’offres publics et par conséquent aucune obligation de publicité.

Mais dans les faits, de nombreuses entreprises ont recours aux appels d’offres pour choisir leurs prestataires. Ces appels d’offres ne sont pas disponibles sur les plateformes destinées aux marché publics comme le BOAMP par exemple, mais on peut, parfois, les retrouver sur les sites des entreprises ou sur des plateformes d’agrégation d’appels d’offres publics et privés.

Les entreprises privées peuvent aussi préférer des appels d’offres dits « restreints » qui ne sont envoyés qu’à certaines entreprises shortlistées et qui sont par définition plus difficilement identifiables.

Les seuils de publicité pour les appels d’offres

Même si l’organisme public est obligé de passer par des appels d’offres, il n’a pas toujours l’obligation d’en faire la publicité. Là encore, tout est une question de seuil (cf. Figure 2. Seuil de publicité des marchés de l’Etat et de ses établissements et Figure 3. Seuil de publicité des collectivités territoriales).

Figure 2. Seuil de publicité des marchés de l’Etat et de ses établissements - source : BOAMP

Figure 3. Seuil de publicité des collectivités territoriales - source : BOAMP

A retenir :

Si le but est d’identifier des appels d’offres pour des montants importants en provenance de structures publiques, la surveillance des grandes sources comme le BOAMP, le JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne) ou encore les journaux d’annonces légales peut suffire.

En revanche, dès lors que l’on s’intéresse à des prestations pour des montants qui peuvent être inférieurs aux seuils en vigueur ou qui proviennent d’entreprises privées, la démarche va nécessairement être plus longue et complexe.

Les seuils de marché et de publicité évoluent régulièrement, il est donc conseillé de regarder régulièrement les sites officiels pour vérifier ce qui s’applique.

Petit lexique pour la veille sur les appels d’offres

Le monde des appels d’offres a recours à une multitude de termes et acronymes qu’il est important de connaître pour s’orienter au mieux vers les bons documents et les sources les plus pertinentes.

Il y a bien sûr l’appel d’offres (AO) lui-même qui peut être ouvert à tous ou bien être « restreint ». Dans ce cas, seules les entreprises présélectionnées ont la possibilité d’y répondre.

Il y a également d’autres documents qu’il est important de connaître.

Avis d’appel public à la concurrence (AAPC)

« L'avis d'appel public à la concurrence (AAPC) est l'avis de marché publié par le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice pour informer les opérateurs économiques de la passation d’un ou de plusieurs marchés ou accords-cadres. L’avis d’appel public à la concurrence peut être publié de façon électronique au BOAMP, JOUE, dans un JAL, dans une publication spécialisée et sur le portail acheteur du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice. » (source : http://www.acheteurs-publics.com)

Avis d’attribution

« L’avis d’attribution est un document d'information publié par le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice dans la même publication que celle choisie pour l'avis d'appel public à la concurrence, dans les 30 jours suivant la signature du marché. L'avis d'attribution expose les principales informations relatives à l'attribution du marché. » (source : http://www.acheteurs-publics.com)

CPV (Common Procurement Vocabulary)

« La nomenclature CPV, adopté par le règlement (CE) nº 213/2008, est en utilisation depuis 17.09.2008. Il s’agit d’une nomenclature de biens et de services d’origine européenne, servant aux avis d’appels publics à la concurrence et pouvant également servir à la computation des seuils et plafonds. La nomenclature CPV permet de désigner, dans les avis d’appel publics à la concurrence, l’objet du marché quelle que soit la langue utilisée. » (source : http://www.acheteurs-publics.com)

Cahier des clauses administratives particulières (CCAP)

« Pièce constitutive et contractuelle d’un marché public, élaborée en amont de la procédure par le pouvoir adjudicateur, à laquelle le soumissionnaire adhère sans condition ni réserve lorsqu’il fait une offre.

Le CCAP indique, notamment, le type et la forme du marché, la structuration et les modalités d’évolution du prix, les délais d’exécution, le régime du financement (avance, acomptes, solde), les garanties exigées du titulaire, la nature et les modalités d’application des pénalités, les modalités de réception ou d’acceptation des prestations et les conditions de résiliation. ». (source : https://www.artimarches.fr)

Cahier des clauses techniques particulières (CCTP)

« Pièce constitutive et contractuelle d’un marché public, élaborée en amont de la procédure par le pouvoir adjudicateur, à laquelle le soumissionnaire adhère sans condition ni réserve lorsqu’il fait une offre.

Le CCTP comprend le descriptif technique des prestations (fournitures, services, travaux) exigées du Titulaire, tant en termes d’objectifs généraux que d’impératifs spécifiques. ». (source : https://www.artimarches.fr)

Dossier de consultation des entreprises (DCE)

« Ensemble des documents d’un marché public, destinés aux entreprises susceptibles de candidater, dans lesquels elles trouvent les éléments utiles à l’élaboration de leurs candidatures et de leurs offres. ». (source : https://www.artimarches.fr)

Détection des appels d’offres : « Do it yourself » ou plateformes tout en un ?

Passons maintenant à la méthode et aux outils à utiliser pour réaliser cette veille sur les appels d’offres.

Pour réaliser une veille sur les appels d’offres, il existe deux grandes approches :

1. La première consiste à mettre soi-même en place une veille sur les appels d’offres en identifiant les bonnes sources d’information, généralement gratuites et en les mettant sous surveillance soit via des alertes, des flux RSS ou via sa plateforme de veille.
2. La seconde consiste à passer par des outils et services spécialisés sur les appels d’offres en France et à l’international. Ces outils et services sont généralement payants et ils ont l’avantage de proposer des fonctionnalités de recherche et de filtrage avancés et d’agréger des appels d’offres en provenance de très nombreuses sources (BOAMP, JOUE, JAL, presse, sites d’entreprises, etc.).

1 - L’approche « Do it yourself »

Pour une veille sur les appels d’offres que l’on souhaite mettre en place soi-même, il faut adopter une démarche classique de mise en place d’une veille : définition précise des besoins, sourcing, mise sous surveillance, etc.

Définition du champ lexical

• On commencera donc par lister les mots-clés les plus à même de décrire le secteur et les caractéristiques techniques des appels d’offres que l’on recherche.
• On essayera également d’identifier les codes CPV correspondant à ces besoins. Le CPV constitue un système de classification unique pour les marchés publics visant à standardiser les références utilisées pour décrire l’objet d’un marché par les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices.

Pour chercher dans la nomenclature CPV, on pourra se rendre à cette adresse : https://simap.ted.europa.eu/fr/cpv

• On ira ensuite interroger et mettre sous surveillance les principales sources sur les appels d’offres.

Pour les marchés publics français l’incontournable BOAMP

Le site du BOAMP évolue régu­lièrement  ; il est entièrement gratuit et dispose d’une interface de recherche simple et avancée.

La recherche simple permet de rechercher sur les appels d’offres ou les résultats de marché (aussi appelés avis d’attribution).

On peut rechercher

• Par zone géographique en cliquant sur une région ;
• Par mots descripteurs ;
• Par mots présents dans l’avis - Le champ de saisie est limité à 250 caractères. Les différents mots clés peuvent être séparés par les opérateurs ET et OU. Par défaut l’opérateur ET est appliqué.

La recherche avancée permet de rechercher sur les champs « référence de l’avis », « acheteur », « mots présents dans l’avis », « mots descripteurs », « région », « département », et « type d’avis » (tous les appels d’offres, avis de marché, dates, seuils de marché, critères sociaux, marchés publics simplifiés, prestataire titulaire du marché).

Il est possible de paramétrer des alertes et recevoir quotidiennement les nouveaux avis correspondant aux critères choisis et de sauvegarder des recherches enregistrées afin de prospecter selon son propre rythme.
Le BOAMP propose également un moteur pour rechercher dans les marchés archivés depuis 2006 (https://www.boamp.fr/avis/archives). L’interface classique ne permet en effet que de rechercher sur les appels d’offres en cours de validité.

TED pour les appels d’offres européens

Pour les appels d’offres français dépassant un certain montant et plus largement les appels d’offres européens, TED est la source de référence.

Nous avions eu l’occasion d’écrire un article il y a quelques années sur l’utilisation de TED. L’interface et les fonctionnalités ayant peu évolué, on pourra s’y référer : « Repérer les opportunités commerciales en Europe avec Ted » - BASES n°324 - mars 2015.

Les plateformes spécialisées locales

On trouve de nombreux appels d’offres sur les plateformes dédiés aux appels d’offres spécialisés sur une région ou un département (cf. Figure 4. Les principales plateformes locales pour les appels d’offres en France). Ces appels d’offres ne se retrouvent pas nécessairement sur le BOAMP ou le JOUE.

Figure 4. Les principales plateformes locales pour les appels d’offres en France

France Marché : un outil gratuit qui regroupe tous les appels d’offres parus dans la presse régionale

France Marchés est le prolongement sur Internet de la Presse Régionale dont il reprend, en exclusivité le jour de leur parution, tous les avis de marchés publics diffusés dans les journaux.

On y trouve les appels d’offres parus dans :

• 61 journaux de PQR (Presse Quotidienne Régionale) ;
• Tous les sites web de PQR spécialisés sur les marchés publics ;
• Plus de 200 journaux de PHR (Presse Hebdomadaire Régionale) ;
• Tout le BOAMP ;
• Tout le JOUE, y compris les marchés frontaliers ;
• Les sites officiels de centaines d’acheteur publics.

Le site est entièrement gratuit. Il permet d’effectuer des recherches simples et propose des filtres par domaine d’activité, secteur d’activité, lieu d’exécution, date de publication, date de clôture, type de marché public, type de procédures, source des appels d’offres, type d’avis, état des avis.

Il est également possible de créer des alertes mails gratuitement.

Les autres à sources à intégrer à sa veille sur les appels d’offres

Et pour repérer tous les appels d’offres qui n’apparaîtraient ni sur le BOAMP ni au JOUE soit en raison des seuils, soit parce qu’ils émanent d’entreprises privées, il faut réaliser un sourcing en complétant les sources citées précédemment.

Si l’on recherche des appels d’offres à l’international, on adoptera une démarche similaire en commençant par comprendre le fonctionnement et les contraintes liée aux appels d’offres dans les pays concernés, en identifiant les grandes sources locales liées aux appels d’offres puis des sources plus confidentielles.

On pensera notamment aux :

• Sites des ministères du ou des pays concernés ;
• Sites des collectivités locales ;
• Entreprises publiques ;
• Entreprises privées ;
• Sites/plateformes spécialisé(e)s dans la publication d’appels d’offres au niveau mondial ou européen ;
• Sites/plateformes spécialisé(e)s dans la publication et détection d’appels d’offres au niveau local ;
• Sites et bases de données spécialisé(e)s dans la publication d’appels d’offres dans un domaine précis (par exemple : transports, construction, etc.) ;
• Grands organismes internationaux (Banque Mondiale, Nations-Unies, etc.) ;
• Agences et Fonds de développement ;
• Titres de presse spécialisée avec une rubrique dédiée aux appels d’offres ;
• Presse nationale et locale ;
• Délibérations de collectivités locales (conseils municipaux, généraux et régionaux par exemple où il peut être fait mention d’un appel d’offres à venir).

Pour les grands organismes internationaux qui proposent des rubriques pour leurs appels d’offres, nous vous invitons à lire ou relire l’article que nous avions écrit il y a quelques années et qui reste encore aujourd’hui d’actualités (voir notre article accessible gratuitement sur notre site « Les appels d’offres internationaux » - BASES n°324 - mars 2015).

Notre avis

Cette démarche « manuelle » peut fonctionner mais s’avère vite chronophage. En revanche, les coûts restent limités.

Les différentes sources ne proposent pas les mêmes fonctionnalités de recherche et ne proposent pas nécessairement de fonctionnalités d’alertes et il faut donc adapter sa démarche en fonction des possibilités offertes par chacun.

2 - L’approche plateformes et services spécialisés sur les appels d’offres

L’autre approche, moins chronophage, mais nécessairement plus onéreuse, consiste à passer par des services et outils payants spécialisés sur les appels d’offres.

Il y a d’un côté des acteurs qui se spécialisent sur le marché français, d’autres qui combinent le marché français et international et d’autres acteurs moins exhaustifs pour la partie française qui intègrent des appels d’offres issus du monde entier dans de très nombreuses langues.

Nous avons recensé ici les principaux acteurs sur ce marché en France et à l’international (cf. Figure 5. Les plateformes de recherche et de veille sur les appels d’offres en France et à l’international)

Figure 5. Les plateformes de recherche et de veille sur les appels d’offres en France et à l’international

Notre avis :

Globalement, on constate que les acteurs spécialisés sur la France intègrent une très grande variété de sources locales et par conséquent permettent de réaliser une veille très fine et précise sur le marché français. Les acteurs proposant un périmètre très large à l’international intègrent de nombreux pays et langues mais ne peuvent pas couvrir la majorité des sources d’un pays comme peuvent le faire les acteurs locaux.

Ainsi, si l’on souhaite vraiment réaliser une veille la plus exhaustive possible sur les appels d’offres d’un pays donné, on aura intérêt à identifier les prestataires locaux pour la veille sur les appels d’offres.

Ces outils proposent d’ailleurs souvent d’accompagner les clients dans la mise en place de leurs alertes, et leurs services ne s’arrêtent pas à la simple détection des appels d’offres mais proposent également des services d’aide pour répondre aux appels d’offres.

Conclusion

La veille sur les appels d’offres est une démarche qui reste bien balisée. On peut choisir de le faire soi-même, ce qui est peu onéreux mais chronophage ou bien on peut faire appel à des services et outils de veille sur les appels d’offres, qui a l’inverse seront moins chronophage mais plus onéreux.

Mais quand il s’agit de détecter des projets à plus ou moins long terme qui ne débouchent pas sur des appels d’offres publics, on est alors face à une démarche beaucoup moins balisée, très dépendante du secteur d’activité et du type de projet et qui requiert nécessairement un investissement plus conséquent.

C’est ce que nous allons détailler dans l’article suivant Comment mettre en place une veille projets et opportunités commerciales ? .